تعدیل کارکنان اتفاقی است که احتمال دارد در هر کسب‌و‌کاری هم‌زمان با روبه‌رو شدن با یک بحران به‌وقوع بپیوندد. بسیاری از شرکت‌ها و ادارات و سازمان‌ها با فصل‌های متوالی بی‌بازده، تورم، افزایش قیمت‌ها و عدم قطعیت دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند. نرخ‌های متفاوت بهره، سقوط شدید بازار سهام و کاهش اعتماد مصرف‌کننده پارامترهایی هستند که اوضاع را بدتر می‌کنند. مدیران کسب‌وکار اغلب با تصمیمات دشواری مثل تعدیل نیروی کار برای کاهش دادن هزینه‌ها مواجه می‌شوند. ممکن است کاهش هزینه‌ها به معنای اتخاذ تصمیماتی باشد که بر حقوق، روحیه و معیشت کارکنان تأثیر بگذارد. تعدیل نیرو به شرایطی گفته می‌شود که سازمان مجبور به پایان دادن همکاری خود با تعدادی از کارکنان شود. این اتفاق بیشتر به دلایلی مانند وضعیت بد اقتصادی، مشکلات مالی و حتی گاهی اوقات برخلاف میل مدیران پیش می‌آید. با این حال، باید به این مورد اشاره کرد که مشکلات مالی تنها دلیل رخ دادن این اتفاق نیست. از طرفی رقابت در بازار امروز حرف اول را می‌زند. سازمانی که نتواند برتری خود را نسبت به شرکت‌های رقیب اثبات کند، در نهایت مشتریان خود را از دست می‌دهد و حجم فعالیت‌هایش کاهش می‌یابد. در چنین شرایطی سازمان مجبور به تعدیل نیرو می‌شود؛ چراکه نیروهای فعال در مجموعه، بیشتر از نیاز سازمان هستند. قطع کردن همکاری با کارکنان شاید از نظر مالی برای سازمان به‌صرفه باشد اما اثرات منفی زیادی، هم بر سازمان و هم بر کارکنان دارد. با توجه به شرایطی که این روزها در زمینه اقتصادی ایجاد شده و گذران زندگی برای خانواده‌ها با دشواری‌هایی همراه است، تعدیل نیرو می‌تواند صدمات جبران‌ناپذیری به جامعه وارد کند. در همین راستا برخی ارگان‌ها در تلاش هستند که راهکاری جایگزین پیدا کنند، تا حد امکان از تعدیل نیرو بکاهند و روش‌های جایگزینی برای حل مشکلات درون‌سازمانی خود بیابند. اینکه به جای تعدیل نیرو راهکاری دیگر اتخاذ شود امری بسیار مهم است. شاید در نگاه اول این‌طور به نظر برسد که با قطع همکاری با بعضی از کارکنان می‌توان هزینه‌های سازمان را تا حدی کاهش داد اما این تمام ماجرا نیست. قطع همکاری با نیروهای سازمان باعث ایجاد ترس و اضطراب و حتی ناراحتی در سایر نیروها می‌شود. 

مرز باریک بین اخراج و تعدیل نیرو
به‌عنوان مدیر یک سازمان حتماً در مواقع بحرانی دچار سردرگمی شده‌اید که آیا باید تعدیل نیرو داشته باشید یا نه؟ بدون‌شک برای سازمان‌ها کار دشواری است که به این موقعیت برسند و بهترین تصمیم‌گیری را انجام دهند؛ چراکه زندگی فعلی و آینده‌ افرادی که در مجموعه‌ شما فعالیت می‌کنند، به‌شدت تحت‌الشعاع این مسئله قرار خواهد گرفت. بعضی مدیران اخراج کارکنان را با تعدیل نیرو اشتباه می‌گیرند. درست است که در برهه‌ای از زمان مدیر ناچار به فسخ قرارداد با کارمندان می‌شود اما باید به‌وضوح برای آن‌ها توضیح دهد که منظور از تعدیل نیرو چیست و با چه هدفی انجام می‌گیرد؟ گاهی یک سازمان به‌خاطر پاره‌ای از تغییرات، تعدیل نیرو می‌کند و لازم می‌داند که همکاری خود را با برخی از نیروها قطع کند. گاهی برای نگه‌داشت سازمان ضروری است که تعدیل نیروی انسانی انجام شود. در این راستا با اقداماتی می‌توان شرایط را برای این نیروها مساعد کرد. به‌یاد داشته باشید که حس ناامنی شغلی، روحیه را تضعیف و کیفیت عملکرد شغلی را نابود می‌کند. از طرفی اگر این کار به‌صورت مکرر اتفاق بیفتد سازمان محبوبیتش را از دست خواهد داد. از سوی دیگر این اتفاق باعث می‌شود سازمان هزینه‌های جبران‌ناپذیری را تحمل کند. مثل پیگیری‌های قانونی کارکنان و طی کردن مراحل پس از آن. بنابراین هر جور که بخواهید حساب کنید این کار ریسک بزرگی است و برای مدیران و کارفرمایان پروسه‌ سخت و دشواری به‌همراه خواهد داشت. 

دورکاری و کاهش هزینه‌های اجرایی
از زمان شیوع ویروس کرونا، اگر نگوییم همه‌، اکثر شرکت‌هایی که دارای کارکنان دانش‌مدار هستند شرایط را برای دورکاری فراهم کرده‌اند. خلاص‌شدن از شر اجاره‌نامه یا فروش اموالی که برای فضای اداری استفاده می‌شود، پولی را در اختیار کارفرمایان قرار می‌دهد که می‌توانند به‌وسیله آن، حقوق را پرداخت کنند. دورکاری برای مشاغلی که ارائه محصولات یا خدماتشان به حضور افراد در یک مکان فیزیکی نیاز دارد، امکان‌پذیر نیست. با این حال، برای سازمان‌هایی که امکان دورکاری دارند، یکی از راه‌های آزاد کردن بودجه محسوب می‌شود. در این راستا باید کارمندانی که قرار است در لیست افراد دورکار قرار بگیرند را مشخص و قوانین روشنی را برای آن‌ها درنظر گرفت. خیلی از مدیران شرح وظایف در این شرایط را بیان نمی‌کنند. بنابراین کارکنان نمی‌دانند چه کاری باید انجام دهند و چه میزان حقوق قرار است دریافت کنند؟ پس شرایط را به‌طور کامل برای کارکنان دورکار خود توضیح دهید. شاید لازم باشد با این وضعیت، جلسات به‌صورت حضوری برگزار نشوند. شما باید در جریان پیگیری جلسات قرار بگیرید و افرادی که قرار است در جلسه شرکت کنند را مشخص و هدایت کنید. هزینه‌های عملیاتی شامل تمام هزینه‌های مورد نیازی است که روزانه کسب‌وکار شما را سرپا نگه می‌دارد. این هزینه‌ها شامل هزینه‌های مربوط به اجاره، قبوض آب و برق، حقوق و دستمزد، بازاریابی و فروش، امور اداری و... می‌شود. در واقع باید بار دیگر تک‌تک هزینه‌ها را مشخص کنید. درهرصورت به‌عنوان مدیر سازمان در جریان هستید که استفاده از چه ابزارهایی در حال‌ حاضر ضرورت ندارد. می‌توانید فضای کاریتان را کوچک‌تر کنید یا شاید لازم باشد تقاضای اضافه‌کاری نیروها را به‌طورموقت لغو کنید. حواستان باشد با سیاست پیش بروید و همه را از خودتان ناخرسند نکنید.

این تنها راه ممکن نیست
تعدیل نیرو تنها راه کاهش هزینه‌ها و عبور از شرایط بحرانی نیست اما بسیاری از کارفرمایان نمی‌دانند که باید قبل ‌از آن چه کار‌هایی انجام دهند. به همین دلیل ضررهای غیرقابل‌جبرانی به سازمانشان وارد می‌کنند. پس شما مدیر عزیز ابتدا باید آنالیزی از کارمندان فعلی داشته باشید تا کارتان به تعدیل نیرو نرسد و اگر هم رسید آسیب کمتری را حس کنید. بهتر است قبل از تعدیل نیرو پتانسیل کارمندان را کشف کنید؛ چراکه اگر نقش‌ها در سازمان درست تعریف نشده باشند با تعدیل نیرو هم تغییر مثبتی را حس نخواهید کرد. چشم‌انداز جدید را بسنجید و تمرکزتان را روی اهداف و قوانین جدید بگذارید. موضع افراد را مشخص کنید و قبل از اینکه این اتفاق بیفتد شاخص‌هایتان را بررسی کنید. هدف‌هایی که باعث سود‌رسانی به شرکت می‌شوند را موشکافی و تا جایی که امکان دارد از تعدیل کردن نیروها جلوگیری کنید.