آیا تابه‌حال برایتان این سؤال پیش آمده که چرا زندانیان از زندان انفرادی وحشت دارند؟ یا اینکه آیا تاکنون در یک فضای بدون محرک حسی مثل تاریکی محض قرار گرفته‌اید؟ در آن زمان چه احساسی داشتید؟ پیش آمده با کسی بحث کنید و هیچ پاسخی به شما نداده باشد؟ تجربه احساسات بدی که در این مواقع به سراغ ما می‌آید نشان‌دهنده یک موضوع مهم در روابط انسانی است و آن «بازخورد» است. بدون شک بازخورد یکی از حیاتی‌ترین نیازهای انسان در زندگی است. ما روزانه در برابر میلیون‌ها محرک حسی قرار می‌گیریم که با توجه به آن‌ها در رفتار، افکار و اعمال خود تغییراتی ایجاد کرده و به‌تبع احساسات متفاوتی را تجربه می‌کنیم. یک ضرب‌المثل انگلیسی می‌گوید: «بازخورد صبحانه قهرمانان است.» با وجود این، بازخورد دادن و بازخورد گرفتن چندان هم آسان نیست. اگرچه بازخورد صادقانه یک مسیر عالی برای خودآگاهی فراهم می‌کند اما تعجب‌آور است که اکثر مردم آن را رد می‌کنند. در زمینه کاری، اغلب کارمندان از بازخورد می‌ترسند و آگاه نیستند که بازخورد از سوی مدیران، یک هدیه واقعی و پایدار برای کمک به آن‌ها برای بهبود عملکرد محسوب می‌شود. از قضا هرچه شما به سطوح بالاتر سازمان‌ها بروید، رهبران و مدیران ارشد کمتری را پیدا خواهید کرد که پذیرای بازخورد باشند و یا با خوشحالی بازخورد مدیریتی را ارائه و دریافت کنند. به‌خصوص زمانی که ترس، متهم شدن و سرزنش شدن در فرهنگ سازمان رسوب می‌کند و حالت تدافعی و فقدان تعامل حاکم می‌شود دادن و گرفتن بازخورد دشوارتر می‌شود. اما منظور از «بازخورد مدیریتی» چیست، چرا مهم است، چه انواعی دارد و راهکارهای کلیدی برای تأثیرگذاری بیشتر بازخوردهای مدیریتی چیست؟

چرایی گریز از بازخورد دادن و بازخورد گرفتن 
بازخورد در محیط کار می‌تواند اعمال و رفتار ما را تحت‌تأثیر قرار دهد و عملکرد ما را بهبود بخشد و یا تضعیف کند. بر همین اساس یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌های یک مدیر موفق، مهارت بازخورد دادن است. مدیران می‌توانند با توجه به بازخورد مدیریتی، عملکرد کارکنان خود را به سرعت رشد دهند. بازخورد مدیریتی، فرصتی جهت توسعه و رشد شغلی کارکنان و بالا بردن سطح انگیزه آنان است. ما معمولاً از بازخورد گرفتن در مسیر شغلی و حتی در مسیر یادگیری می‌ترسیم. شاید به این دلیل که نگرانیم دیگران متوجه عیب و نقص‌های احتمالی ما شوند اما زندگی در جامعه بدون دریافت بازخورد ممکن نيست. قسمت سخت‌تر ماجرا این است که گاهی به‌عنوان مدیر لازم است بازخورد مدیریتی بدهیم؛ چراکه بازخورد ما برای بهبود فعالیت کارمندان حیاتی تلقی می‌شود. در این مورد، طبیعی است که شما در مقام یک مدیر نخواهید کارمندان خود را ناراحت کنید اما واکنش دیگران به بازخوردی که می‌دهید معمولاً خارج از کنترل شماست. ممکن است یک کارمند در برابر بازخورد شما جبهه بگیرد، ‌کارمندی دیگر گریه کند و بازخوردتان را نپذیرد، کارمند دیگری سؤالی بپرسد و حتی گاهی کارمندی پیدا ‌شود که آن را بپذیرد. در هر صورت شما در مقام مدیر سازمان می‌توانید نظر و بازخورد خود را تا حد امکان به‌شکلی مفید و سازنده بیان کنید. اغلب مدیران تصورات کلیشه‌ای یا قالبی در ذهن دارند. این تصورات باعث می‌شود از ارائه بازخورد بپرهیزند. با این حال، مدیران باید به این نکته توجه کنند که ارائه‌ بازخورد به‌موقع، مفید و صادقانه هم برای کارمندان راهگشاست و هم برای سازمان. اغلب مدیران تصورات قالبی و تفکرات نادرست درباره این امر دارند. آن‌ها به‌اشتباه فکر می‌کنند گفت‌وگو و فرایند ارائه بازخورد طولانی و خسته‌کننده است، باید کامل و بی‌نقص باشد و یا ممکن است منجر به سوءتفاهم شود.

راهکار مفید و مؤثر چیست؟
مدیران گاهی تصور می‌کنند بازخورد مدیریتی که می‌دهند، حتماً باید کامل و بی‌نقص باشد. بازخورد یک مدیر درباره عملکرد کارکنانش، ترکیبی از مشاهدات عینی و نظرات شخصی است. این بدان معناست که زاویه دید کارمند شما ممکن است با زاویه دید شما متفاوت باشد. پس بازخورد ابتدایی ممکن است درست یا کامل نباشد.‌ به‌همین دلیل، بیان بازخورد را نباید مکالمه‌ای یک‌طرفه و قطعی دانست. در این موارد، می‌توان یک گفت‌وگوی دوطرفه داشت که در آن هر دو طرف بتوانند نظرات و دیدگاه‌های خود را مطرح کنند. این رویکرد کمک می‌کند تا اطلاعات بیشتری کسب کنید، نظرات و واکنش‌های کارمندتان را بشنوید و در صورت نیاز، بازخورد خود را اصلاح یا به‌روزرسانی کنید. از طرفی برخی مدیران فکر می‌کنند که بیان بازخورد می‌تواند منجر به سوءتفاهم شود. می‌توان گفت دغدغه‌ بسیاری از مدیران هنگام بیان بازخورد این است که کارکنان خود را ناراحت یا عصبی کنند‌. در واقع، اضطراب آن‌ها درباره واکنش کارکنانشان باعث تأخیر یا ممانعت از ارائه‌ بازخورد مفید، به‌موقع و مستقیم می‌شود. به همین دلیل است که اغلب کارکنان نمی‌دانند چه کاری را به خوبی انجام می‌دهند، کجا نیاز به پیشرفت دارند، انتظارات از آن‌ها چیست و چگونه باید به آن برسند. به‌عنوان یک مدیر طبیعی است که نخواهید زیردست خود یا هر فرد دیگری را ناراحت کنید. با این حال همان‌طور که گفتیم، واکنش‌ها و پاسخ‌های دیگران به بازخورد شما تا حد زیادی از کنترل شما و گاهی اوقات حتی از کنترل آن‌ها خارج است. اینکه یک کارمند بازخورد را چگونه برداشت کند به عوامل متعددی مانند شخصیت او، وضعیت فعلی‌اش، تجربیات کلی زندگی، پیشینه فرهنگی‌ و بسیاری عوامل دیگر بستگی دارد. شما در نهایت می‌توانید با دقت در نحوه‌ ارائه‌ بازخورد، آن را مفید و سازنده انجام دهید اما باید بدانید که کنترل کامل و همه‌جانبه بر آن ندارید.

یک بازخورد سازنده چگونه است؟
هر زمان که قصد دارید بازخورد مدیریتی  بدهید، باید بدانید که احتمال دارد بیشتر از یک مکالمه‌ ساده طول بکشد؛ چراکه بازخورد مسئله‌ای پیچیده و چندوجهی است. مخصوصاً در مواردی که مطمئن نیستید فرد مقابل منظور شما را درک کرده باشد. گاهی حتی خودتان هم اطمینان ندارید که دیدگاه فرد مقابل را درک کرده‌ باشید و بخواهید واقعاً به او گوش دهید. معمولاً در زمینه بیان بازخورد اختلاف نظر وجود دارد. در نهایت، بهتر است بدانید که بازخوردهای خوب از ابزارهای کلیدی برای پیشرفت در محیط‌های شغلی محسوب می‌شوند. پس اگر ترس‌ها و تصورات غلط درباره‌ آن‌ها را کنار بگذاریم، می‌توانیم به بهبود عملکرد و ارتباطات خود امیدوار باشیم. بازخورد صحیح و سازنده، با تمرکز بر نقاط قوت و ارائه‌ پیشنهادهای عملی، به رشد فردی و تیمی کمک می‌کند. می‌توان نتیجه گرفت که رویکردی باز و صادقانه، می‌تواند به ایجاد محیطی مثبت و سازنده کمک کند که در آن، هر فرد فرصت شکوفایی و رشد دارد.