تأیید اشتغال کارگران در کارگاه‌ها، به عنوان یکی از الزامات حوزه بیمه‌ای تأمین‌اجتماعی، برای اثبات ارتباط کاری کارگر و کارفرما و جهت دریافت خدمات مختلف الزامی ‌است. به تازگی و با ابتکار تحولی این سازمان، فرایند تأیید اشتغال بیمه‌شدگان برخلاف رویه گذشته به‌صورت کاملاً غیرحضوری در دستور کار قرار گرفته است؛ به‌عبارتی از این پس، جهت تأیید اشتغال کارگران بیمه‌شده، الزامی ‌برای حضور آنان در کارگاه وجود ندارد.
تسهیل روند تأیید اشتغال کارگران، از یک سو باعث کاهش هزینه و زمان نیروی کار برای انجام این روال می‌شود و از سوی دیگر، به واسطه این سرویس جدید، چالش‌های اداری کارفرمایان برای تأیید اشتغال نیروی کار شاغل در کارگاه سازمان تأمین‌اجتماعی برطرف می‌شود.
همچنین سازمان تأمین‌اجتماعی در راستای توسعه خدمات الکترونیک، با ایجاد بستر تأیید غیرحضوری اشتغال کارگران بیمه‌شده، در مسیر گسترش سرویس‌های هوشمند گام برداشته است. با این اوصاف، مزایای ناشی از تأیید اشتغال کارگران در فرایند غیرحضوری، متوجه شرکای اجتماعی حوزه کار و بزرگ‌ترین نهاد بیمه‌گر کشور شده است.

تأیید غیرحضوری اشتغال در مسیر تحول اداری 
به‌طور مشخص بر اساس ابلاغیه جدید سازمان تأمین‌اجتماعی، زمان بازرسی کارگاهی در برخی کارگاه‌های دارای شرایط خاص شغلی، با تأیید کارفرما به جای عدم اشتغال، با عنوان عدم حضور کارکنان و کارگران ثبت می‌شود. به این واسطه، امکان تأیید اشتغال افراد توسط بازرسان در زمان عدم حضور در کارگاه‌های دارای شرایط خاص شغلی، به شرط تأیید کارفرما فراهم شده است.
در ابلاغیه معاونت بیمه‌ای سازمان تأمین‌اجتماعی آمده است: «در هنگام انجام بازرسی از شرکت‌ها، مؤسسات و اصنافی که با نرخ حق بیمه کامل، لیست ارسال می‌کنند اما در زمان مراجعه بازرس به دلیل ماهیت شغلی در محل کارگاه حضور ندارند، مانند افراد شاغل در کترینگ‌ها، سرویس‌کاران، تعمیرکاران وسایل خانگی، نصاب آسانسور و مشاغلی از این قبیل، در صورت عدم حضور افراد شاغل و تأیید اشتغال آن‌ها از سوی کارفرما یا نماینده قانونی او، با توجه به ماهیت شغل و ویژگی افراد مذکور و پس از بررسی اسناد مرتبط با پرداخت دستمزد و سایر مدارک، نسبت به تأیید اشتغال آن‌ها، با درج گزینه عدم حضور اقدام کرده و از ثبت عدم اشتغال برای این دسته از بیمه‌شدگان خودداری شود.»
با توجه به جزئیات این ابلاغیه، درج عدم حضور در فرایند بازرسی کارگاهی به منزله تأیید اشتغال بیمه‌شدگان و هدف از آن، جلوگیری از هرگونه وقفه در پوشش و خدمات بیمه‌ای و دریافت صورت مزد و حقوق و حق بیمه جاری کارکنان شاغل و وصول به‌موقع مطالبات جهت ایفای تعهدات قانونی است. تصمیم تأیید اشتغال کارگران بدون نیاز به حضور فیزیکی آنان در محل کار، علاوه بر بهبود خدمات‌رسانی به کارگران و کارفرمایان، تحول نظام اداری و حقوقی تأمین‌اجتماعی را هدف‌گذاری کرده است.
با توجه به گسترش فناوری‌های دیجیتال و الکترونیک و همچنین الزام کاهش مراجعات حضوری برای دریافت انواع سرویس‌های خدماتی، امکان تأیید اشتغال کارگران بدون نیاز به حضور این افراد در کارگاه، گامی ‌مهم جهت ایجاد روال جدید در سیستم‌های اداری و کاهش بار مالی و زمانی برای کارگران و کارفرمایان محسوب می‌شود.

چرا تأیید اشتغال کارگران اهمیت دارد؟
تأیید اشتغال کارگران در قالب یکی از فرایندهای اداری ضروری برای اثبات رابطه کاری بین کارگر و کارفرما انجام می‌شود. این فرایند معمولاً برای دریافت مزایای اجتماعی، وام‌ها، بیمه‌های تکمیلی و سایر خدمات اداری مورد نیاز است. در گذشته، کارگران مجبور بودند برای تأیید اشتغال خود به‌صورت حضوری به ادارات تأمین‌اجتماعی مراجعه کنند. این موضوع علاوه بر اتلاف وقت، هزینه‌های اضافی برای این قشر به همراه داشت. با گسترش فناوری‌های دیجیتال و ضرورت توسعه خدمات غیرحضوری، سازمان تأمین‌اجتماعی تصمیم به ساده‌سازی فرایندهای ارائه خدمات از جمله تأیید غیرحضوری اشتغال گرفت.
 جزئیات طرح جدید تأمین‌اجتماعی
بر اساس اعلام سازمان تأمین‌اجتماعی، کارگران و کارفرمایان می‌توانند از این پس به‌صورت غیرحضوری و از طریق سامانه‌های الکترونیکی، درخواست تأیید اشتغال خود را ثبت کنند. سامانه مرتبط به این طرح، با استفاده از اطلاعات موجود در پایگاه داده‌های سازمان، به‌سرعت درخواست‌ها را بررسی و تأییدیه لازم را صادر می‌کند.
طبق اعلام سازمان تأمین‌اجتماعی ثبت درخواست، بررسی اطلاعات، صدور و دریافت تأییدیه، از مراحل انجام فرایند تأییدیه اشتغال کارگران بیمه‌شده به شمار می‌رود. 
ابتدا کارگر یا کارفرما با مراجعه به سامانه الکترونیکی تأمین‌اجتماعی، درخواست تأیید اشتغال را ثبت می‌کند. سپس در مرحله بررسی اطلاعات، سامانه به‌صورت خودکار اطلاعات کارگر و کارفرما را با داده‌های موجود تطبیق می‌دهد. در صورت تطابق اطلاعات، تأییدیه اشتغال به‌صورت الکترونیکی صادر می‌شود. در نهایت کارگر یا کارفرما می‌توانند تأییدیه را به‌صورت فایل PDF دریافت، یا آن را به‌طور مستقیم به سازمان‌های مربوطه ارسال کنند.
 
 مزایای تأیید غیرحضوری اشتغال
انتفاع چندوجهی سازمان تأمین‌اجتماعی و شرکای اجتماعی این نهاد بیمه‌ای، از موارد مورد توجه در تدوین و اجرای طرح مرتبط با تأیید غیرحضوری اشتغال کارگران بیمه‌شده است.
به این واسطه، موضوعاتی نظیر کاهش مراجعات حضوری به شعب تأمین‌اجتماعی، صرفه‌جویی در هزینه‌های کارگران، کارفرمایان و سازمان تأمین‌اجتماعی، سرعت بیشتر در انجام فرایند، کاهش خطاهای اداری و رشد رضایتمندی کارگران محقق می‌شود.
در راستای عملیاتی شدن طرح تأیید غیرحضوری اشتغال بیمه‌شدگان، دیگر کارگران و کارفرمایان نیازی به مراجعه فیزیکی به ادارات تأمین‌اجتماعی ندارند. این مهم به کاهش ترافیک اداری و صرفه‌جویی در زمان کمک می‌کند.
همچنین حذف مراجعات حضوری، هزینه‌های مرتبط با حمل‌و‌نقل و اتلاف وقت را کاهش داده و زمینه‌ساز صرفه‌جویی در هزینه‌هاست. در ادامه، تأیید اشتغال به‌صورت الکترونیکی در کمترین زمان ممکن انجام و این مسئله سرعت بیشتر فرایند را موجب می‌شود.
کاهش احتمال خطاهای اداری و انسانی در فرایند تأیید اشتغال با استفاده از سیستم‌های دیجیتال و نیز بهبود تجربه کاربری و افزایش رضایتمندی کارگران و کارفرمایان از دیگر نتایج این طرح محسوب می‌شود.

مزایا و چالش‌های پیش‌رو
طرح تأیید اشتغال کارگران بدون حضور در محل کار، مانند هر بستر عملیاتی دیگر، مزایا و چالش‌هایی را به همراه خواهد داشت. با وجود نقاط مثبت اجرای این طرح، موضوعاتی نظیر دسترسی به اینترنت و فناوری، آموزش کاربران و امنیت اطلاعات از چالش‌های تأیید اشتغال غیرحضوری کارگران به‌شمار می‌رود.
برخی از کارگران و کارفرمایان ممکن است برای تأییدیه اشتغال غیرحضوری به اینترنت یا دستگاه‌های الکترونیکی دسترسی نداشته باشند و این در برخی مواقع چالش بزرگی است. از سوی دیگر، کارگران و کارفرمایان برای بهره‌مندی و بهره‌برداری راحت از سامانه مربوطه نیاز به آموزش دارند. حفظ امنیت داده‌های شخصی و شغلی کارگران و کارفرمایان از اهمیت بالایی برخوردار است. این موضوع نیز چالش‌هایی را در مسیر اجرای طرح مذکور قرار می‌دهد.

 نقش فناوری در تحول نظام اداری
اجرای این طرح نشان‌دهنده نقش کلیدی فناوری در تحول نظام اداری است. با استفاده از سامانه‌های الکترونیکی، سازمان‌ها می‌توانند خدمات خود را به‌صورت کارآمدتر، تسهیل‌شده و سریع‌تر ارائه دهند. این موضوع علاوه بر نفع کارگران و کارفرمایان، به بهبود عملکرد سازمان‌های دولتی کمک می‌کند.
طرح تأیید غیرحضوری اشتغال کارگران گامی ‌مهم در جهت مدرنیزه کردن نظام اداری تأمین‌اجتماعی است. این طرح به واسطه تحقق کاهش مراجعات حضوری، صرفه‌جویی در زمان و هزینه و رشد رضایت کاربران، الگویی برای سایر سازمان‌های دولتی به‌شمار می‌رود.