حتماً این ضرب‌المثل معروف را شنیده‌اید که می‌گوید: «رهرو آن نیست که گه تند و گهی خسته رود، رهرو آن است که آهسته و پیوسته رود.» این مثل ایرانی، در دنیای مدرن، با یک مفهوم جهانی در تولید عجین شده است: «برنامه‌ریزی به روش کایزن.» اگر خیلی ساده بخواهیم بگوییم، کایزن یعنی تغییرات مثبت مداوم و کوچک برای رسیدن به بهترین نتیجه. کایزن بر اساس همکاری و تعهد دوجانبه در سازمان برای بهتر‌کردن فرایندها و خروجی‌های آن انجام می‌شود. این امر امکان انجام تغییرات شگرف را در همه زاویه‌ها و همه جنبه‌های سازمان به‌وجود می‌آورد و توضیح می‌دهد که برای بهبود مستمر و اصلاح، نیازی به تغییرات شدید و ناگهانی نیست. قانون کایزن در زمینه‌های مختلفی مانند مدیریت کسب‌و‌کار و توسعه فردی کاربرد دارد. در ادامه بررسی می‌کنیم کایزن (Kaizen) و اصول آن چیست. همچنین مزایا، عناصر، نمونه‌ها، روش و ابزار‌های این قانون را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم.
نگاهی به مفهوم کایزن
پیش از بررسی هر موردی، ابتدا باید بدانید کایزن چیست و چه معنایی دارد. این یک فلسفه‌ تجاری ژاپنی و مربوط به فرایندهایی است که عملکردها را به‌طور پیوسته بهبود می‌بخشند و همه‌ی کارکنان را دربر می‌گیرند. در حقیقت، این روش بهبود بهره‌وری را فرایندی تدریجی و روش‌مند می‌داند. مفهوم کایزن گستره‌ای وسیع از موضوعات را در بر دارد. این مفهوم شامل کارآمدتر و مؤثرتر کردن محیط کار با خلق حس‌وحالی گروهی، بهبود رویه‌های کاری روزمره، اطمینان از مشارکت کارکنان (Employee Engagement) و تبدیل شغل به کاری رضایت‌بخش‌تر، مفرح و ایمن‌تر است. پس به‌طور خلاصه کایزن یک فلسفه‌ کاری ژاپنی متمرکز بر بهبود مستمر بهره‌وری و کارآمدتر ساختن محیط کار است. این روش همیشه و همواره از تغییراتی که از جانب کارمندان ایجاد می‌شود، حمایت می‌کند. همچنین تأکید دارد که تغییراتِ کوچکِ حال حاضر قادرند تأثیراتی بزرگی را در آینده رقم بزنند. کایزن، حامی این تغییرات نیز هست.
آشنایی با روش و اهداف کلی کایزن
برخی از اهداف کلیدی فلسفه‌ کایزن شامل کنترل کیفیت، تحویل به‌موقع، کار استاندارد، استفاده از تجهیزات کارا و خلاصی از ضایعات است. حال باید بدانیم هدف کلی (Kaizen) چیست. در واقع، هدف کلی آن ایجاد تغییرات خُرد در برهه‌ای از زمان برای فراهم آوردن بهبودهایی در شرکت است اما این بدان معنا نیست که دگرگونی‌ها به‌‌آرامی رخ می‌دهند. فرایند کایزن حامی تغییرات کوچکی در زمان حال حاضر است که می‌تواند در آینده تأثیراتی بزرگی را به همراه بیاورد.
بهبودها می‌تواند از جانب هر کارمندی و در هر زمانی صورت گیرد. به این ترتیب همه افراد یک شرکت یا سازمان در موفقیت آن مجموعه سهم دارند و همه باید در هر زمان بکوشند تا به بهتر ساختن مدل کسب‌وکار (Business Model) کمک کنند. بسیاری از شرکت‌ها مفهوم کایزن را به‌کار گرفته‌اند. مهم‌تر از همه، شرکت تویوتاست که مفهوم و فلسفه‌ کایزن را در سازمان خود اتخاذ کرده‌ است. این شرکت کایزن را به‌عنوان یکی از ارزش‌های اساسی خود به‌حساب می‌آورد و برای بهبود سیستم تولید خود، همه‌ کارمندان را تشویق می‌کند و قادر می‌سازد تا زمینه‌های بالقوه‌ بهبود را شناسایی و راه‌حل‌هایی عملی خلق کنند. فرایند شناسایی راه‌حل‌ها در شرکت تویوتا یورش‌های کایزنی یا (Kaizen Blitz) نامیده می‌شود. یورش یا رویداد کایزنی اشاره به رویدادهایی کوتاه‌مدت اغلب در قالب کارگاه‌هایی یک‌هفته‌ای دارد که مجری، شرکت‌کنندگان را در مسیر بهبود حوزه‌ای خاص و با هدفی تعیین‌شده راهنمایی می‌کند.
اصول روش کایزن چیست؟
کایزن دربرگیرنده‌ پنج اصل کلیدی است؛ مشتری خود را بشناسید (شناخت)، به ارزش‌های مشتری اجازه‌ جریان ‌یافتن بدهید (هدف‌گذاری)، برای حذف اتلاف وقت به گِمبا (Gemba) یا مکان اصلی بروید (دنبال‌کردن فعالیت‌ها)، افراد را توانمند سازید (سازماندهی تیم) و شفاف باشید (صحبت کردن بر مبنای ارائه‌ اطلاعات). اصول کایزن سه نتیجه‌ عمده در پی دارند؛ کایزن در حالت معمول تا حدی در فرهنگ شرکت سرشته می‌شود تا در نهایت به امری طبیعی برای کارمندان تبدیل ‌شود. مفهوم کایزن ادعا می‌کند که نتیجه‌ای کامل و بی‌نقص وجود ندارد و همه‌چیز بهبودپذیر است. به این ترتیب همه افراد برای تکامل و نوآوری، مدام باید بکوشند. منظور اصلی این است که افرادی که وظایف و فعالیت‌هایی را انجام می‌دهند، بیشترین اطلاعات را در خصوص آن وظایف و فعالیت‌ها دارند. توانمندسازی این افراد، بهترین استراتژی برای ایجاد تغییر و بهبود به حساب می‌آید. هسته‌ اصلی کایزن کار تیمی است؛ جایی که جلسات گروهی منظم شامل بحث درباره‌ بهبودها، تغییرات و پروژه‌ها برگزار می‌شود. پیش از این دانستیم کایزن چیست و اصول کایزن را مرور کردیم، اکنون لازم است مزایایش را نیز شرح دهیم. قانون کایزن برای شرکت‌ها مزایای بسیار ارزشمندی دارد. برخی از آن‌ها عبارتند از: رضایت بیشتر کارکنان، رضایت مشتری در سطح مطلوب، کاهش میزان نرخ ریزش کارکنان، وفاداری پایدار کارکنان، هزینه‌های کمتر، کارایی و بهره‌وری بیشتر و حل مسئله‌ بهتر. یکی از اهداف کلیدی فرایند کایزن کاهش هدررفت و افزایش بهره‌وری در چرخه‌ تولید است. راهبرد تولید به‌موقع، به مدیریت این امکان را می‌دهد که به‌وسیله‌ تطبیق زمان تحویل مواد خام از جانب تأمین‌کنندگان با زمان‌بندی تولید، فهرست موجودی مازاد را کاهش دهد. راهبرد تولید به‌هنگام به‌عنوان سیستم تولید تویوتا (Toyota Production System) هم شناخته می‌شود، چراکه موجب محبوبیت شرکت تویوتا شد. این راهبرد به شرکت‌ها کمک می‌کند از هزینه‌های خود بکاهند، زیرا تولیدکنندگان مجبور به پرداخت هزینه‌های نگهداری موجودی (Inventory Carrying Costs) نیستند. همچنین میزان هدررفت را کاهش می‌دهد و شرکت‌ها در صورت لغو یا به‌تعویق انداختن سفارش توسط مشتری با موجودی اضافی رو‌به‌رو نمی‌شوند.