باید و نبایدهای مدیریت رویداد
پرتو جغتایی روزنامه نگار
همه ما تجربه شرکت در رویدادهای مختلفی را داشتهایم. گاهی اوقات این رویدادها را مفید و مفرح و گاهی نیز ضعیف و خستهکننده یافتهایم. در پاسخ به سؤال «رویداد چیست؟» باید بگوییم رویداد یعنی گردهمایی گروهی از انسانها با هدفی خاص. مثلاً جشن تولد یا عروسی، مذاکره سیاسی و اقتصادی، جشن قهرمانی ورزشی یا رصد ستارگان در دل کویر با گروهی از ستارهشناسان آماتور همگی رویداد محسوب میشوند. رویدادها بسیار متنوعاند و برای اجرای درست آنها به مدیریت رویداد و کسانی نیاز داریم که آمادهسازی و اجرای آن را برعهده بگیرند. در همه بخشهای کسبوکار، برخی اصطلاحات وجود دارد که شما واقعاً مطمئن نیستید که معنا و مفهوم آنها را بهطور کامل میدانید یا خیر. با این حال، وقتی صحبت از مدیریت رویداد میشود، تعریف آسان است. این تعریف، شامل فرایند برنامهریزی یک رویداد است و هر نوع رویدادی را دربر میگیرد؛ چه بهصورت حضوری، چه بهصورت مجازی و چه بهصورت ترکیبی. مدیریت رویداد عبارتی است که زیاد مورد استفاده قرار میگیرد، اما فراتر از معنای لفظی، دقیقاً چه چیزی را شامل میشود؟ و مهمتر از آن، چگونه میتوان از آن استفاده کرد؟
تعریف «رویداد»
هر اتفاقی که در زندگی ما میافتد، یک رویداد است. اما آیا همه رویدادهای روزمره را به خاطر دارید؟ منظور ما از رویداد، پیشامدی است که با هدفی شکل بگیرد و در یاد بماند. چیزی که اثری مهم بر روند زندگی شما بگذارد. مثلاً مراسم عروسی رویدادی بهیادماندنی است. جشن فارغالتحصیلی، مراسم جدایی از شرکت و قهرمانی در مسابقه ورزشی و مثالهایی مانند این همگی رویدادهایی هستند که ارزش جشنگرفتن و ثبت خاطره را دارند. در زبان غربی رویداد را به معنای (Event) میدانند. در زبان فارسی و فرهنگ لغت دهخدا و معین رویداد را بهمعنای رخداد تعبیر کردهاند. باید توجه داشته باشید که مطالعات کسبوکار برای پاسخ سؤال «رویداد چیست» نکات و ویژگیهای منحصربهفردی را تعبیه کرده است. از نظر علم کسبوکار، اتفاقی رویداد تلقی میشود که چهار نکته را رعایت کند؛ موضوع، هدف، زمان و مکان و شرکت کننده. پس برای فهمیدن پاسخ سؤال رویداد چیست و چه مفهومی را به مردم میرساند باید آن اتفاق را بررسی کنید. ویژگی اصلی رویداد از قبل برنامهریزی کردن تمام جلسات است. در برگزاری رویداد، برنامهریزی به تنهایی نمیتواند کارساز باشد و باید در کنار برنامهریزی، به خلاقیت و نوآوری نیز توجه داشت. امروزه برگزاری متعدد رویدادها در مکانهای عمومی در زمینههای مختلف و تخصصهای بسیار، باعث شده که برگزاری رویداد به علت ارتقای دانش، افزایش سطح کیفی سازمان و بالا رفتن درآمد یک ابزار مهم و کارآمد در سازمانها شناخته شود.
مدیریت رویداد و ضرورت آن
از آنجایی که اجرای رویداد بدون برنامهریزی امکانپذیر نیست، مهمترین هدف مدیریت در این زمینه برنامهریزی برای اجراست. کار مدیر رویداد برگزاری آنها به شکلی است که شرکتکنندگان به اهداف مشخصی برسند. برای برگزاری مطلوب هر رویداد کارهای مختلفی باید انجام شود. مدیریت رویداد به دنبال ساختارمندی این کارها و فراهمکردن امکانات لازم برای برگزاری هرکدام است.
ما انسانها موجوداتی اجتماعی هستیم که بدون ارتباط با دیگران نمیتوانیم نیازهای خود را برآورده کنیم و به زندگی ادامه دهیم. رویدادها فرصتی مناسب برای تأمین این نیازهای حیاتیاند. البته بسیاری مواقع امکان مدیریت رویداد را نداریم. مثلاً آیا میخواهیم در مراسم عروسی خود مشغول مدیریت رویداد باشیم؟ بدیهی است که امکان ندارد بسیاری از برنامهها را خودمان برگزار کنیم. به همین دلیل به یک مدیر و تیم او نیاز داریم تا امور مربوطه را به آنها بسپاریم. «مدیر رویداد» برنامهریزی و اجرای آن را برای مشتری انجام میدهد. ممکن است مشتری شخصی حقیقی یا حقوقی (مانند سازمانها) باشد. طراحی چهارچوب و تعیین اهداف کلی، محاسبه بودجه لازم، تعیین محل مناسب برای برگزاری، مشخصکردن نوع مخاطبان، تبلیغات و اطلاعرسانی، هماهنگی با نهادها و نیروهای خدماتی و پشتیبانی، نظارت بر اجرای درست برنامهها و ارزیابی، بخش مهم وظایف فردی است که مدیریت رویداد را برعهده دارد. هرچه رویداد بزرگتر باشد، مدیر باید مهارتهای بیشتر و خاصتری برای اجرای آن داشته باشد. گاهی اوقات رویداد چنان بزرگ است که یک سازمان متخصص، مدیریت آن را برعهده میگیرد. کنفرانسها، همایشها، کنسرتها، نمایشهای تجاری، جشنوارهها و مراسم وظایف یک مدیر رویداد را شامل میشوند. همچنین شناسایی مخاطب هدف، تدوین مفهوم، برنامهریزی تدارکات کلی و انجام مدیریت پروژه جزو اصول است. علاوه بر این مدیریت نفرات تیمهای مسئول برای هر عملکرد، بودجه و نظارت بر اجرا نیز برعهده مدیر رویداد است.
مدیران رویداد بر تمام ارائهدهندگان خدمات، متخصصان و برنامهریزان نظارت میکنند. به هر صورت این مدیران باید مهارتهای گوناگونی را در خود پرورش دهند. توانایی کارکردن در بازه زمانی محدود، غلبه بر استرس و حل مشکلات آنی (توانایی تصمیمگیری در لحظه) نیز از جمله شایستگیهای مدیر رویداد هستند. مدیر باید دانش تخصصی کافی در حوزه کاری خود و دانش عمومی گستردهای درباره ماهیت رویداد داشته باشد. مثلاً اگر کسی میخواهد بدانید مدیریت رویدادهای ورزشی چیست و چطور باید آن را برعهده بگیرد، باید درباره تمام ابعاد آن ورزش اطلاعات کافی داشته باشد.
رویداد و فناوری
مدیریت رویداد با پایان یافتن آن، تمام نمیشود. درطول کل واقعه، اثبات موفقیت و شناسایی زمینههای پیشرفت مهم است. دادههای به دست آمده در طول مراحل برگزاری رویداد، به شما در انجام این کار کمک میکند. نظرسنجی زنده، روشی عالی برای درک احساس و نظرات شرکتکنندگان قلمداد میشود. این کاری دشوار شامل ساخت و نمایش تعداد بیپایان صفحه
(هر آنچه باید توضیح داده شود) و کار شبانهروزی برای ایجاد یک لحظه فراموش نشدنی برای حاضران میشود. این یکی از مواردی است که با بهرهگیری از فناوری بهویژه هنگامی که قصد دارید یک رویداد مجازی یا ترکیبی را برنامهریزی کنید، کمی آسانتر میشود. در حالی که بسیاری از برنامهریزان به یادداشتهای مهم و صفحات گسترده اعتماد میکنند، انواع و اقسام ابزارهای فناوری باعث صرفهجویی در ساعتها و انتقال رویدادها به سطح بعدی است. باید بدانید که چه فناوریای، میتواند در موفقیت رویداد شما کمک کند. پس در انتخاب فناوری و مدیریت رویداد خود کوشا باشید.
تعریف «رویداد»
هر اتفاقی که در زندگی ما میافتد، یک رویداد است. اما آیا همه رویدادهای روزمره را به خاطر دارید؟ منظور ما از رویداد، پیشامدی است که با هدفی شکل بگیرد و در یاد بماند. چیزی که اثری مهم بر روند زندگی شما بگذارد. مثلاً مراسم عروسی رویدادی بهیادماندنی است. جشن فارغالتحصیلی، مراسم جدایی از شرکت و قهرمانی در مسابقه ورزشی و مثالهایی مانند این همگی رویدادهایی هستند که ارزش جشنگرفتن و ثبت خاطره را دارند. در زبان غربی رویداد را به معنای (Event) میدانند. در زبان فارسی و فرهنگ لغت دهخدا و معین رویداد را بهمعنای رخداد تعبیر کردهاند. باید توجه داشته باشید که مطالعات کسبوکار برای پاسخ سؤال «رویداد چیست» نکات و ویژگیهای منحصربهفردی را تعبیه کرده است. از نظر علم کسبوکار، اتفاقی رویداد تلقی میشود که چهار نکته را رعایت کند؛ موضوع، هدف، زمان و مکان و شرکت کننده. پس برای فهمیدن پاسخ سؤال رویداد چیست و چه مفهومی را به مردم میرساند باید آن اتفاق را بررسی کنید. ویژگی اصلی رویداد از قبل برنامهریزی کردن تمام جلسات است. در برگزاری رویداد، برنامهریزی به تنهایی نمیتواند کارساز باشد و باید در کنار برنامهریزی، به خلاقیت و نوآوری نیز توجه داشت. امروزه برگزاری متعدد رویدادها در مکانهای عمومی در زمینههای مختلف و تخصصهای بسیار، باعث شده که برگزاری رویداد به علت ارتقای دانش، افزایش سطح کیفی سازمان و بالا رفتن درآمد یک ابزار مهم و کارآمد در سازمانها شناخته شود.
مدیریت رویداد و ضرورت آن
از آنجایی که اجرای رویداد بدون برنامهریزی امکانپذیر نیست، مهمترین هدف مدیریت در این زمینه برنامهریزی برای اجراست. کار مدیر رویداد برگزاری آنها به شکلی است که شرکتکنندگان به اهداف مشخصی برسند. برای برگزاری مطلوب هر رویداد کارهای مختلفی باید انجام شود. مدیریت رویداد به دنبال ساختارمندی این کارها و فراهمکردن امکانات لازم برای برگزاری هرکدام است.
ما انسانها موجوداتی اجتماعی هستیم که بدون ارتباط با دیگران نمیتوانیم نیازهای خود را برآورده کنیم و به زندگی ادامه دهیم. رویدادها فرصتی مناسب برای تأمین این نیازهای حیاتیاند. البته بسیاری مواقع امکان مدیریت رویداد را نداریم. مثلاً آیا میخواهیم در مراسم عروسی خود مشغول مدیریت رویداد باشیم؟ بدیهی است که امکان ندارد بسیاری از برنامهها را خودمان برگزار کنیم. به همین دلیل به یک مدیر و تیم او نیاز داریم تا امور مربوطه را به آنها بسپاریم. «مدیر رویداد» برنامهریزی و اجرای آن را برای مشتری انجام میدهد. ممکن است مشتری شخصی حقیقی یا حقوقی (مانند سازمانها) باشد. طراحی چهارچوب و تعیین اهداف کلی، محاسبه بودجه لازم، تعیین محل مناسب برای برگزاری، مشخصکردن نوع مخاطبان، تبلیغات و اطلاعرسانی، هماهنگی با نهادها و نیروهای خدماتی و پشتیبانی، نظارت بر اجرای درست برنامهها و ارزیابی، بخش مهم وظایف فردی است که مدیریت رویداد را برعهده دارد. هرچه رویداد بزرگتر باشد، مدیر باید مهارتهای بیشتر و خاصتری برای اجرای آن داشته باشد. گاهی اوقات رویداد چنان بزرگ است که یک سازمان متخصص، مدیریت آن را برعهده میگیرد. کنفرانسها، همایشها، کنسرتها، نمایشهای تجاری، جشنوارهها و مراسم وظایف یک مدیر رویداد را شامل میشوند. همچنین شناسایی مخاطب هدف، تدوین مفهوم، برنامهریزی تدارکات کلی و انجام مدیریت پروژه جزو اصول است. علاوه بر این مدیریت نفرات تیمهای مسئول برای هر عملکرد، بودجه و نظارت بر اجرا نیز برعهده مدیر رویداد است.
مدیران رویداد بر تمام ارائهدهندگان خدمات، متخصصان و برنامهریزان نظارت میکنند. به هر صورت این مدیران باید مهارتهای گوناگونی را در خود پرورش دهند. توانایی کارکردن در بازه زمانی محدود، غلبه بر استرس و حل مشکلات آنی (توانایی تصمیمگیری در لحظه) نیز از جمله شایستگیهای مدیر رویداد هستند. مدیر باید دانش تخصصی کافی در حوزه کاری خود و دانش عمومی گستردهای درباره ماهیت رویداد داشته باشد. مثلاً اگر کسی میخواهد بدانید مدیریت رویدادهای ورزشی چیست و چطور باید آن را برعهده بگیرد، باید درباره تمام ابعاد آن ورزش اطلاعات کافی داشته باشد.
رویداد و فناوری
مدیریت رویداد با پایان یافتن آن، تمام نمیشود. درطول کل واقعه، اثبات موفقیت و شناسایی زمینههای پیشرفت مهم است. دادههای به دست آمده در طول مراحل برگزاری رویداد، به شما در انجام این کار کمک میکند. نظرسنجی زنده، روشی عالی برای درک احساس و نظرات شرکتکنندگان قلمداد میشود. این کاری دشوار شامل ساخت و نمایش تعداد بیپایان صفحه
(هر آنچه باید توضیح داده شود) و کار شبانهروزی برای ایجاد یک لحظه فراموش نشدنی برای حاضران میشود. این یکی از مواردی است که با بهرهگیری از فناوری بهویژه هنگامی که قصد دارید یک رویداد مجازی یا ترکیبی را برنامهریزی کنید، کمی آسانتر میشود. در حالی که بسیاری از برنامهریزان به یادداشتهای مهم و صفحات گسترده اعتماد میکنند، انواع و اقسام ابزارهای فناوری باعث صرفهجویی در ساعتها و انتقال رویدادها به سطح بعدی است. باید بدانید که چه فناوریای، میتواند در موفقیت رویداد شما کمک کند. پس در انتخاب فناوری و مدیریت رویداد خود کوشا باشید.
ارسال دیدگاه
ضمیمه
تیتر خبرها
