با توجه به اینکه این اداره‌کل (ارزیابی و پایش عملکرد) وظیفه ارزیابی و رتبه‌بندی واحدهای تابعه را دارد، امتیاز و رتبه کسب شده واحدها در این فرایند ارزیابی چه تأثیری در انگیزش کارکنان سازمان دارد؟

انگیزش شغلی تحت تأثیر عوامل درونی یا ذهنی (محرک انگیزش) و عوامل بیرونی (نگهدارنده انگیزش) است‌ که با مطالعه آنها می‌توان مهمترین عوامل رضایت شغلی کارکنان را شناسایی و فراهم کرد و از آنها در برنامه‌های ارتقاء کیفیت عملکرد سازمان بهره‌مند شد. یکی از مهمترین ابزارهای اطمینان از حفظ و ارتقاء انگیزش کارکنان - و به تبع آن تأمین رضایت شغلی آنها - ارزشگذاری به فعالیت‌های پویا و فراتر از انتظار است. لازمه این کار ارزیابی همه‌جانبه عملکرد واحدهاست تا بدین وسیله عملکردهای شاخص و برتر شناسایی و ضمن تقدیر (مادی و معنوی) از آنها، بتوان به عنوان الگویی برای سایر واحدها تعیین و معرفی کرد. به همین منظور این اداره‌کل در دوره‌های فصلی (منظور از فصلی ارزیابی‌های انگیزشی) و سالانه (منظور زمان‌بندی‌های رتبه‌بندی) نسبت به ارزیابی عملکرد واحدهای تابعه اقدام می‌کند و نتایج کسب شده در تصمیمات مدیریتی مقامات سازمان اعم از تشویقی (پرداخت‌های انگیزشی، تقدیرهای معنوی و برنامه‌ریزی برای ارتقاء مسئولان واحدهای برتر)، تنذیری و سایر مؤلفه‌های تقویت واحدها و کارکنان (تعیین برنامه‌های آموزشی، توزیع نیروی انسانی، شناسایی نقاط قابل بهبود، برنامه‌ریزی برای بهبود وضعیت و...) مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد که تمامی‌ این بازخوردها در حفظ و تقویت انگیزه کارکنان مؤثر است.

این فرایند (رتبه‌بندی واحدها) بر اساس چه شاخص‌هایی صورت می‌پذیرد؟

در تعیین شاخص‌های ارزیابی عوامل بسیاری تأثیرگذار هستند. ما با همکاری واحدهای ستادی و با اخذ دیدگاه واحدهای استانی همواره تلاش کردیم تا تأثیر عوامل محیطی و بیرونی را در ارزیابی‌ها به حداقل رسانده و صرفاً عملکرد واقعی واحدها را مورد سنجش قرار دهیم. این نکته هم قابل عرض است که در این روش، همان‌طور که عنوان شد به منظور به حداقل رساندن اثر عوامل محیطی و بیرونی، شعب تابعه را بر اساس جمعیت فعال، در هشت گروه و ادارات‌کل را نیز در سه گروه طبقه‌بندی می‌کنیم تا از صحت فرایند ارزیابی و مقایسه آنها با واحدهای مشابه و شرایط یکسان اطمینان حاصل کنیم. مهمترین سند مرجع در تعیین شاخص‌های تمامی‌ حوزه‌ها، چشم‌انداز و اهداف مصوب کلان سازمان که مبنای برنامه عملیاتی و اهداف سالانه است‌. بدیهی است سایر مؤلفه‌ها نظیر تأمین رضایت مخاطبان، مدیریت بهینه منابع و مصارف، استفاده بهینه از منابع انسانی و انجام به موقع فعالیت‌ها نیز به فراخور شرح وظایف هر حوزه مورد توجه قرار می‌گیرد. به عنوان مثال در ارزیابی عملکرد واحدهای ارائه‌دهنده خدمات (منظور واحدهای مستمری، امور بیمه‌شدگان، نامنویسی و حساب‌های انفرادی)، تأمین رضایت مخاطبان (از طریق تسریع در اقدامات و انجام صحیح فرایندها) و مدیریت منابع سازمان از اولویت بالاتری برخوردار است و در ارزیابی عملکرد واحدهایی نظیر بازرسی، تطبیق عملکرد کارگاه‌ها با ضوابط و مقررات سازمان و اطلاع‌رسانی قوانین به کارگاه‌های جدیدی که در بازرسی‌ها مورد شناسایی قرار می‌گیرند از ضریب اهمیت بالاتری برخوردار است. به طور خلاصه اینکه این هنر ارزیاب است که بتواند شاخص‌ها را طوری تعیین کند که ضمن مسیر دادن به واحدهای اجرایی جهت حرکت به سمت اهداف سازمان، با برجسته کردن اقدامات برتر، بتواند تصویر مشخص و قابل درکی از شرایط موجود به مخاطبان ارائه کند.

اثر این شاخص‌ها و کل فرایند ارزیابی بر مجموعه چیست؟ آیا منجر به بهبود عملکرد شده است؟

نتایج کسب‌‌شده نشان می‌دهد کل فرایند ارزیابی به شرحی که ذکرشد اعم از توجه به عملکرد واحدها از طریق ارزیابی وضعیت آنها، تعیین واحدهای برتر و تشویق نیروی انسانی مؤثر در این موفقیت و تمامی ‌‌این اقدامات، در ایجاد رقابت سالم بین آنها و تلاش به منظور کسب نتایج برتر بسیار مؤثر بوده و بدین‌‌‌‌وسیله مسیر دستیابی به اهداف کلان سازمان و خدمت‌رسانی بهتر به مخاطبان و جامعه هدف، هموارتر شده است. با بررسی متوسط امتیازات کسب‌‌‌شده در ارزیابی‌ها، روند رو به رشد و بهبود عملکرد واحدها و کارکنان به وضوح قابل شهود است. و این برای سازمان و همه ما موفقیت بزرگی است که خود کارکنان در تلاش هستند تا با تلاش مضاعف شرایط بهتری برای سازمان و مخاطبان آن رقم بزنند. اشتیاق و پیگیری کارکنان در اطلاع از آخرین نتایج ارزیابی صورت‌گرفته و برنامه‌ریزی‌های استانی و شعبه‌ای در کسب نتایج بهتر نسبت به دوره‌های قبل و یا حفظ جایگاه برتر، این موضوع را به ما القا می‌کند که این اداره‌کل در انجام وظایف خود موفق عمل کرده است و آنچه که از انتشار نتایج ارزیابی، انتظار می‌رفت محقق شده است.  همچنین مطالعه نتایج کسب‌‌‌‌شده نشان می‌دهد در اغلب شاخص‌ها، واحدهای اجرایی اعم از شعب و ادارات‌کل در بیش از 90 درصد موارد موفق به دستیابی به اهداف مصوب سالانه شده‌اند و رقابتی که در بین واحدها شکل گرفته نه برای دستیابی به اهداف سالانه بلکه فراتر از آن و برای کسب رتبه‌های برتر و پیشی گرفتن از سایر واحدهاست؛ لذا هر تلاشی که در این فرایند برای کسب نتایج بهتر صورت پذیرد با در نظر گرفتن این موضوع که شاخص‌ها بر پایه اهداف اصلی سازمان و هدف‌گذاری‌های سالانه صورت گرفته منجر به بهبود عملکرد و ارتقاء وضعیت واحدها می‌شود و بهبود عملکرد واحدها نیز منجر به بهبود شرایط کل مجموعه خواهد شد. البته ما در طی فرایند ارزیابی، با طراحی ابزارهای لازم برای راستی‌آزمایی و صحت‌سنجی داده‌های آماری و عملکردی و همچنین تعامل با واحدهای ستادی در بازدید حضوری و میدانی از عملکرد واحدهای تابعه، در تلاش هستیم تا رقابت ایجاد‌‌‌‌شده در مسیر سالم و هدف‌گذاری شده قرار گیرد و سایر مؤلفه‌های عملکردی که قابل سنجش سیستمی ‌و کمی ‌نیست در این بازدیدها مورد توجه و ارزیابی قرار گیرد. در نهایت سازمانی که عملکرد موفقی داشته باشد برای کارکنان آن مجموعه نیز محرک انگیزش خواهد بود و کارکنان دارای انگیزش بالا به موفقیت بیش از پیش مجموعه و سازمان کمک مؤثری خواهد داشت و این اثر متقابل بسیار ارزشمند است.

کانون ارزیابی چیست و چه کمکی به سازمان می‌کند؟

با توجه به اینکه امروزه منابع انسانی مهمترین سرمایه هر سازمانی به حساب می‌آید لذا جذب، ارتقاء و حفظ و نگهداشت آن یکی از دغدعه‌‌های اصلی سازمان‌ها محسوب می‌شود، به عبارت دیگر شناسایی و بهره‌گیری از افراد شایسته‌، یکی از اساسی‌ترین چالش‌های پیش‌روی سازمان‌ها است و به همین منظور، بسیاری از سازمان‌های آینده‌نگر، به دنبال طراحی برنامه‏های جدی و منظم استعدادیابی و جانشین‌پروری برای برآورد و تأمین نیازهای آینده خود در این زمینه هستند. بدیهی است اجرای این برنامه‏‌ها مستلزم استفاده از فنون ارزیابی قابل اعتمادی است که بتوانند به ارزیابی درست قابلیت‌ها و شایستگی‌های مورد نظر بپردازند. برای این منظور کانون‌های ارزیابی (assessment center) از جمله فرایندهایی است که از اعتبار و مقبولیت بالایی برخوردار است و سازمان تأمین‌اجتماعی نیز از سال 93 اقدام به امکان‌سنجی، اجرا و نهادینه‌سازی کانون‌های ارزیابی کرده و از سال 96 انتصابات مدیران و در اسفند‌ماه سال 99 جذب کارکنان را از طریق کانون‌های ارزیابی انجام می‌دهد.

نحوه برگزاری کانون‌های ارزیابی به چه شکل است‌؟

در کانون‌های ارزیابی از ابزارهای مختلفی مثل مصاحبه، بحث گروهی، بازی‌های مدیریتی، ایفای نقش و... استفاده می‌شود و رفتارهای ارزیابی‌شوندگان از نزدیک توسط حداقل دو ارزیاب مشاهده و بر اساس مدل شایستگی امتیازدهی می‌شود. از سال 99 به علت شیوع ویروس کرونا کانون‌های ارزیابی به صورت غیرحضوری برگزار می‌شود بدیهی است کانون‌های مجازی نمی‌توانند از نظر کیفی معادل کانون‌های حضوری باشند، اما وضعیت همه‌گیری ‌کرونا فعلاً برگزاری کانون‌های مجازی را اجتناب‌ناپذیر کرده است.

تأثیر برگزاری این کانون‌ها در سازمان تأمین‌اجتماعی و در بین همکاران چگونه بوده است؟ 

بازخورهای دریافتی از همکاران استان‌ها حاکی از این است برگزاری آزمون مدیران آینده و کانون‌های ارزیابی باعث تقویت اعتمادسازی در انتصابات مدیریتی شده و همچنین به افزایش شفافیت و رفع شبهات در نحوه ارتقاء کارکنان منجر شده است. در حال حاضر، این باور عمومی‌ در بین کارکنان تقویت شده است که انتصابات در یک عرصه رقابت سالم، شفاف و نظام‌مند انجام می‌شود. مطمئناً تداوم این روند و جدیت و تأکید مدیران عالی سازمان بر انتصاب مدیران از بین کارکنان علاقمند و استعدادهای مدیریتی که از طریق آزمون‌ها و ارزیابی‌های شفاف، دقیق و علمی ‌انتخاب شده‌اند، نظام شایسته‌سالاری را تقویت کرده که این امر پایداری و پویایی سازمان را در پی خواهد داشت. 

دامنه فعالیت‌های حسابرسی داخلی سازمان چه حوزه‌هایی را شامل می‌شود؟ و چه خدماتی ارائه می‌دهد؟

همان‌طور که استحضار دارید حسابرسی داخلی یکی از واحدهای نظارتی سازمان به حساب می‌آید که با هدف کلی تطبیق عملکردها با استاندارها و چارچوب‌های تعیین‌‌‌‌شده در حوزه‌های عملکردی و ارائه مشاوره به مدیران ارشد سازمان فعالیت می‌کند نقش حسابرسی داخلی صرفاً کنترل‌های مالی نبوده و تمامی ‌حوزه‌های مأموریتی سازمان نظیر مالی، منابع انسانی، فناوری اطلاعات، درمان مستقیم و غیرمستقیم، وصول حق بیمه، مستمری، فنی، نامنویسی، و... را شامل می‌شود گزارش‌های ارائه شده توسط حوزه حسابرسی داخلی در قالب مشاهدات، ریسک‌ها و پیشنهادات اصلاحی، موجبات ارزش‌افزایی و بهبود فرایندهای نظام راهبری، مدیریت ریسک و کنترل‌های داخلی را فراهم می‌آورد.

فعالیت‌های حسابرسی داخلی را می‌توان به دو دسته ذیل طبقه‌بندی کرد که در چارچوب استانداردهای کار حرفه‌ای حسابرسی داخلی صورت می‌گیرد:

1) خدمات اطمینان‌بخش

 (2) خدمات مشاوره‌ای 

منظور از خدمات اطمینان‌بخش رسیدگی بی‌طرفانه، با هدف ارزیابی و صحت‌سنجی و اظهار‌نظر درباره میزان تطابق رویه‌ها و عملکرد جاری واحدها با اسناد الزام‌آور در حوزه‌های بیمه‌ای و درمانی کل کشور است. 

خدمات مشاوره‌ای نیز به واسطه تبیین نقاط پر‌ریسک فرایندهای ستادی و اجرایی سازمان، فارغ از نگاه بخشی و موردی، بسترساز افزایش بهره‌وری سازمانی است‌. 

پرداخت مزایای انگیزشی چه تأثیری بر افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد کارکنان سازمان دارد؟

به منظور ایجاد انگیزش در راستای تحقق حداکثری اهداف و استراتژی‌های سازمان و بهبود عملکرد سازمانی طبق آیین‌نامه هیأت‌‌امنا و ضابطه مصوب هیأت‌مدیره و بر اساس ارزیابی عملکرد در سه سطح فردی، گروهی و سازمانی در دوره‌های سه ماهه (فصلی)، مبلغی تحت عنوان مزایای انگیزشی که در بودجه سالیانه لحاظ می‌شود به کارکنان پرداخت می‌شود. 

با توجه به اینکه این مزایا بر اساس نتایج ارزیابی‌های سه‌گانه (فردی، گروهی و سازمانی) محاسبه و پرداخت می‌شود نقش قابل توجهی در افزایش عدالت در پرداخت‌ها داشته و حسب بازخوردهای دریافتی از همکاران و در مقایسه با نحوه پرداخت‌های انگیزشی سابق، موجب ارتقاء رضایتمندی در کارکنان شده است. نتایج پژوهش سنجش رضایت کارکنان از اجرای ضابطه جدید مزایای انگیزشی که توسط مؤسسه عالی پژوهش تأمین‌اجتماعی در سال 97 انجام شده مبین رضایت بیش از 60 درصدی کارکنان به صورت میانگین در واحدهای بیمه‌ای، درمانی و ستادی بوده است. هر سال با همکاری کلیه حوزه‌ها به منظور تطابق حداکثری نتایج ارزیابی‌ها با واقعیات عملکردی و همسویی و همراستایی کامل عملکردها با برنامه‌های سالیانه و اعمال اهداف کوتاه‌مدت و تغییرات احتمالی ایجاد‌‌‌شده و شاخص‌های ارزیابی به‌ویژه شاخص‌های گروهی بازبینی و به‌روزرسانی می‌شود.