شرح شغل چیست؟
یکی از نتایج تجزیه و تحلیل شغل، شرح شغل است که گاهی اوقات شرح سِمت نیز نامیده می‌شود. شرح شغل یک بیانیه مکتوب است که توضیح می‌دهد چرا یک شغل وجود دارد، دارنده شغل واقعاً چه کاری انجام می‌دهد، چگونه آن را انجام می‌دهد و تحت چه شرایطی کار انجام می‌شود. اگرچه هیچ الگوی ثابتی برای نوشتن شرح شغل وجود ندارد، بیشتر شرح شغل‌ها حاوی اطلاعات زیر هستند:
شناسایی شغل: اطلاعات مرتبط با عنوان شغلی کارمند، بخش و نحوه گزارش‌دهی و روابط کاری و موقعیت شغلی در ساختار سازمانی را شامل می‌شود.
هدف شغلی: هدف یا اهداف اصلی کار را توصیف می‌کند.
وظایف و مسئولیت‌ها: اصل حرف در شرح شغل فهرست وظایف و مسئولیت‌های عمده است.
روابط: ارتباط این سِمت با سایر سِمت‌ها در داخل و خارج سازمان را مشخص می‌کند.
دانش: حداقل سطوح دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها، تجربه و صلاحیت‌های رسمی مورد نیاز شغل را شرح می‌دهد.
حل مسئله: میزان تفکر مورد نیاز برای تصمیم‌گیری و محیطی که حل مسئله در آن صورت می‌گیرد را متمایز می‌کند.
اختیارات: حقوق و محدودیت‌های مشخصی را که بر فرد دارای این سمت اعمال می‌شود، در نظر می‌گیرد.
پاسخگویی: با شناسایی حجم دارایی‌ها، بودجه، فروش و غیره که شغل پاسخگوی آن‌هاست، تأثیرات مالی شغل را نشان می‌دهد.
شرایط خاص: مربوط به چیزهایی است که درباره این سمت یا محیطی که این شغل در آن انجام می‌شود، خاص، غیرعادی یا خطرناک هستند.
استانداردهای عملکرد: از طریق استانداردهای مورد نیاز برای عملکرد مؤثر و معیارهای ارزیابی عملکرد نمود می‌یابد.
عضویت در انجمن حرفه‌ای/ اتحادیه: بیانگر عضویت دارنده شغل در انجمن حرفه‌ای یا اتحادیه است.
سایر الزامات: برخی از سازمان‌ها از بندهایی مانند «انجام وظایف و مسئولیت‌های دیگری که ممکن است مورد نیاز باشد» استفاده می‌کنند. چنین بندهایی به مدیران اجازه می‌دهد تا وظایف و مسئولیت‌هایی متفاوت از آنچه کارمند معمولاً انجام می‌دهد، برای او در نظر بگیرند. اما معمولاً چنین بندهایی نادیده گرفته می‌شود و می‌تواند منبعی برای نارضایتی و اختلاف کارمندان و تشکل‌ها باشند.
در سطوح پایین‌تر سازمان، شرح شغل عمدتاً مربوط به وظایفی است که صاحب شغل باید به‌شکل روزانه انجام دهد. با این حال در سطوح بالاتر، تعریف دقیق جزئیات فعالیت‌های مورد نیاز دشوارتر می‌شود. به این ترتیب، شرح شغل در این سطح به احتمال زیاد بر مسئولیت‌های کلی یا حوزه‌هایی که کارمند در قبال آن‌ها پاسخگو است تمرکز می‌کند.
در یک محیط کسب‌وکار پویا و گاهی غیرقابل‌پیش‌بینی شرح شغل‌های سنتی، قدیمی تلقی می‌شوند، چون هم‌معنا با کارهای تکراری هستند. با این حال، الزامات قانونی مربوط به فرصت‌های شغلی، عدالت در فرصت‌های شغلی و نیازهای مدیریتی نشان می‌دهد که شرح شغل هنوز هم جایگاه ضروری خود را از دست نداده است.
برگرفته از:
Chris Rowley, Nagiah Ramasamy and Anne Cox, Job description, in: ELGAR ENCYCLOPEDIAS IN BUSINESS AND MANAGEMENT(2023)
شناسایی شغل: اطلاعات مرتبط با عنوان شغلی کارمند، بخش و نحوه گزارش‌دهی و روابط کاری و موقعیت شغلی در ساختار سازمانی را شامل می‌شود.
هدف شغلی: هدف یا اهداف اصلی کار را توصیف می‌کند.
وظایف و مسئولیت‌ها: اصل حرف در شرح شغل فهرست وظایف و مسئولیت‌های عمده است.
روابط: ارتباط این سِمت با سایر سِمت‌ها در داخل و خارج سازمان را مشخص می‌کند.
دانش: حداقل سطوح دانش، مهارت‌ها، توانایی‌ها، تجربه و صلاحیت‌های رسمی مورد نیاز شغل را شرح می‌دهد.
حل مسئله: میزان تفکر مورد نیاز برای تصمیم‌گیری و محیطی که حل مسئله در آن صورت می‌گیرد را متمایز می‌کند.
اختیارات: حقوق و محدودیت‌های مشخصی را که بر فرد دارای این سمت اعمال می‌شود، در نظر می‌گیرد.
پاسخگویی: با شناسایی حجم دارایی‌ها، بودجه، فروش و غیره که شغل پاسخگوی آن‌هاست، تأثیرات مالی شغل را نشان می‌دهد.
شرایط خاص: مربوط به چیزهایی است که درباره این سمت یا محیطی که این شغل در آن انجام می‌شود، خاص، غیرعادی یا خطرناک هستند.
استانداردهای عملکرد: از طریق استانداردهای مورد نیاز برای عملکرد مؤثر و معیارهای ارزیابی عملکرد نمود می‌یابد.
عضویت در انجمن حرفه‌ای/ اتحادیه: بیانگر عضویت دارنده شغل در انجمن حرفه‌ای یا اتحادیه است.
سایر الزامات: برخی از سازمان‌ها از بندهایی مانند «انجام وظایف و مسئولیت‌های دیگری که ممکن است مورد نیاز باشد» استفاده می‌کنند. چنین بندهایی به مدیران اجازه می‌دهد تا وظایف و مسئولیت‌هایی متفاوت از آنچه کارمند معمولاً انجام می‌دهد، برای او در نظر بگیرند. اما معمولاً چنین بندهایی نادیده گرفته می‌شود و می‌تواند منبعی برای نارضایتی و اختلاف کارمندان و تشکل‌ها باشند.
در سطوح پایین‌تر سازمان، شرح شغل عمدتاً مربوط به وظایفی است که صاحب شغل باید به‌شکل روزانه انجام دهد. با این حال در سطوح بالاتر، تعریف دقیق جزئیات فعالیت‌های مورد نیاز دشوارتر می‌شود. به این ترتیب، شرح شغل در این سطح به احتمال زیاد بر مسئولیت‌های کلی یا حوزه‌هایی که کارمند در قبال آن‌ها پاسخگو است تمرکز می‌کند.
در یک محیط کسب‌وکار پویا و گاهی غیرقابل‌پیش‌بینی شرح شغل‌های سنتی، قدیمی تلقی می‌شوند، چون هم‌معنا با کارهای تکراری هستند. با این حال، الزامات قانونی مربوط به فرصت‌های شغلی، عدالت در فرصت‌های شغلی و نیازهای مدیریتی نشان می‌دهد که شرح شغل هنوز هم جایگاه ضروری خود را از دست نداده است.
برگرفته از:
Chris Rowley, Nagiah Ramasamy and Anne Cox, Job description, in: ELGAR ENCYCLOPEDIAS IN BUSINESS AND MANAGEMENT(2023)
ارسال دیدگاه
