معجزه سیستمسازی ایده‌آل
راهکارهایی برای ایجاد سیستم در کسب‌و‌کار
پرتو جغتایی روزنامه نگار
حتماً تا به حال اصطلاح سیستمسازی را شنیده‌اید. سیستمسازی کسب‌و‌کار روشی است که باعث ساده‌تر شدن فعالیت‌ها و افزایش بهره‌وری می‌شود و اولین قدم برای اتوماسیون یک کسب‌و‌کار است. در واقع هر سازمانی طی فرآیند رشد خود مناسب‌ترین روش را برای انجام کارها پیدا کرده و آن‌ها را به‌صورت سیستماتیک انجام می‌دهد. اما روند طبیعی سیستمسازی زمان‌بر است و پاسخگوی رشد سریع سازمان‌ها نخواهد بود.
بنابراین هر سازمان باید بتواند فرآیندهای خود را فوراً سازماندهی و سیستماتیک کند. برای اینکه بدانیم سیستمسازی کسب‌و‌کار چه معنی دارد، لازم است اول درک درستی از سیستم داشته باشیم و سپس سیستمسازی کسب‌و‌کار را تعریف کنیم. سیستم مجموعه‌ای از قوانین، فرآیندها، اجزای فیزیکی، غیرفیزیکی و ارتباطاتی است که برای رسیدن به یک هدف مشترک باهم تعامل دارند. سیستم می‌تواند در هر زمینه‌ای وجود داشته باشد. به‌طورکلی، سیستم توانایی تشخیص محیط و واکنش به تغییرات در آن را دارد و برای رسیدن به اهداف خود اقدام می‌کند. بنابراین وقتی صحبت از سیستمسازی کسب‌و‌کار می‌شود، درباره مکانیسمی صحبت می‌کنیم که به تغییرات محیطی واکنش می‌دهد. اصطلاح سیستمسازی کسب‌و‌کار، ابتدا توسط ادوارد دمینگ در سال ۱۹۴۷ میلادی مطرح شد و مایکل گربر این مفهوم را بسط و گسترش داد و تفکر 10 هزار برابری را بنیان نهاد و آن را وارد کسب‌و‌کارها کرد. او هم‌اکنون مشاور کسب‌و‌کار بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیاست. سیستمسازی باعث رشد خودکار کسب‌و‌کار، حذف اشتباه و خطا در کار، افزایش کارایی کارمندان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان می‌شود و انحراف یا درجا زدن حذف خواهد شد.
تعریف سیستم و سیستمسازی
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. کسب‌و‌کار هم سیستم و مجموعه‌ای با همین شرایط است. سیستمسازی کسب‌و‌کار شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستمسازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود. این سیستم‌ها شامل فرآیندها، فناوری‌ها، افراد و منابع مختلف می‌شود. فرآیند سیستمسازی به‌منظور بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهینه‌سازی عملکرد و افزایش توانایی سازمانی انجام می‌شود. در واقع سیستمسازی کسب‌و‌کار شامل معرفی ساختارهایی است که با اهداف و رویکردهای کسب‌و‌کار سازگاری داشته و بتوانند به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی، شفافیت بیشتر در فرآیندها و افزایش بهره‌وری منابع سازمانی منجر شوند. سیستمسازی فرآیندی پویاست که می‌تواند خودش را با موقعیت و شرایط مختلف همراه کند و بقای بلندمدتی داشته باشد. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم، تمام فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌و‌کار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هرکسی بتواند مطابق آن‌ها کسب‌و‌کار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.
نکته جالب آن است که شما احتمالاً همین الان یک سیستم کسب‌و‌کار و کارمندانی دارید. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و… استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است. موضوع آن است که باید این سیستم را بهینه‌سازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشید.
مزیت‌های سیستمسازی در کسب‌و‌کار
سیستمسازی برای هر کسب‌و‌کار در حال رشدی قابل‌توجه است. سه مورد از دلایل اهمیت سیستمسازی کسب‌و‌کار را می‌توان چنین برشمرد؛ مورد اول نظم بخشیدن به کسب‌و‌کار و فرآیندهای آن است. سیستمسازی کسب‌و‌کار، نحوه انجام کارها را استاندارد می‌کند و شما و همکارانتان دیگر مجبور به صرف زمان برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه انجام کارها یا به‌یادآوردن آن‌ها نخواهید بود. این مسئله نه‌تنها امکان خطا در انجام کارها را کاهش می‌دهد، بلکه یادآوری آن‌ها را نیز آسان می‌کند. علت دیگر اهمیت سیستمسازی این است که رویه‌های کاری را استاندارد می‌کند. بنابراین به راحتی می‌توانید آن‌ها را به نیروهای انسانی جدید آموزش دهید. این امر باعث تسهیل مدل‌سازی این رویه‌ها در مراحل اتوماسیون کسب‌و‌کار می‌شود. تسهیل تفویض کردن اختیارات به دیگران، یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستمسازی است. گسترش یک کسب‌و‌کار بدون تفویض اختیارات و وظایف به دیگران ممکن نیست. در بسیاری موارد، مدیران و کارآفرینان، از اینکه کارها و اختیارات را به دیگران تفویض کنند واهمه دارند و بیشتر کارها را خودشان انجام می‌دهند. این موضوع فرصت گسترش کسب‌و‌کار را از آن‌ها می‌گیرد. علت اصلی واهمه این مدیران از تفویض اختیارات این است که دیگران نتوانند آن را به درستی انجام دهند. وقتی بیشتر فعالیت‌های یک کسب‌و‌کار سیستمسازی می‌شود، امکان خطا به حداقل می‌رسد و هرکسی می‌تواند کارها را انجام دهد. وجود آموزش‌ها و راهنمایی برای یادگیری رویه‌های استانداردسازی شده در یک کسب‌و‌کار، باعث می‌شود مدیران بتوانند با اطمینان خاطر و به‌راحتی وظایف خود را به دیگران تفویض کنند. در این حالت، فردی که کار به او تفویض شده حتی اگر تازه‌کار باشد، می‌توانند با استفاده از راهنمای سیستم، آن را دقیقاً به شکلی که شما می‌خواهید انجام دهند. در نتیجه مدیران می‌توانند زمان خود را به‌طور مؤثرتری اولویت‌بندی کنند. این به آن‌ها امکان می‌دهد انرژی خود را بر روی کارهای درآمدزا متمرکز کنند که باعث افزایش کسب سود خواهد شد.
دلیل دیگر اهمیت سیستمسازی، ایجاد امکان رشد سریع و مقیاس‌پذیری است. یکی از اصلی‌ترین دلایل اهمیت سیستمسازی کسب‌و‌کار این است که به رشد سازمان منتهی می‌شود. در واقع استاندارد نبودن فرآیندها امکان افزایش خروجی تولید سازمان را محدود می‌کند؛ زیرا چنین سازمانی برای انجام هر فرآیند توسط افراد جدید نیازمند آزمون و خطا خواهد بود. وقتی تمام رویه‌ها و فرآیندها سیستمسازی شده باشند، شما می‌توانید به راحتی با افزایش نیروی انسانی، حجم خروجی تولید یا خدمات را افزایش دهید. به‌عنوان نمونه می‌توان به اولین خط مونتاژ اتومبیل اشاره کرد که توسط هنری فورد ابداع شد. استانداردسازی این فرآیند به خودروسازی فورد اجازه داد به سرعت مقیاس تولید خود را افزایش دهد.
بنابراین هر سازمان باید بتواند فرآیندهای خود را فوراً سازماندهی و سیستماتیک کند. برای اینکه بدانیم سیستمسازی کسب‌و‌کار چه معنی دارد، لازم است اول درک درستی از سیستم داشته باشیم و سپس سیستمسازی کسب‌و‌کار را تعریف کنیم. سیستم مجموعه‌ای از قوانین، فرآیندها، اجزای فیزیکی، غیرفیزیکی و ارتباطاتی است که برای رسیدن به یک هدف مشترک باهم تعامل دارند. سیستم می‌تواند در هر زمینه‌ای وجود داشته باشد. به‌طورکلی، سیستم توانایی تشخیص محیط و واکنش به تغییرات در آن را دارد و برای رسیدن به اهداف خود اقدام می‌کند. بنابراین وقتی صحبت از سیستمسازی کسب‌و‌کار می‌شود، درباره مکانیسمی صحبت می‌کنیم که به تغییرات محیطی واکنش می‌دهد. اصطلاح سیستمسازی کسب‌و‌کار، ابتدا توسط ادوارد دمینگ در سال ۱۹۴۷ میلادی مطرح شد و مایکل گربر این مفهوم را بسط و گسترش داد و تفکر 10 هزار برابری را بنیان نهاد و آن را وارد کسب‌و‌کارها کرد. او هم‌اکنون مشاور کسب‌و‌کار بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیاست. سیستمسازی باعث رشد خودکار کسب‌و‌کار، حذف اشتباه و خطا در کار، افزایش کارایی کارمندان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان می‌شود و انحراف یا درجا زدن حذف خواهد شد.
تعریف سیستم و سیستمسازی
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. کسب‌و‌کار هم سیستم و مجموعه‌ای با همین شرایط است. سیستمسازی کسب‌و‌کار شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها به‌خوبی پیش برود. علم سیستمسازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها به‌خوبی پیش برود. این سیستم‌ها شامل فرآیندها، فناوری‌ها، افراد و منابع مختلف می‌شود. فرآیند سیستمسازی به‌منظور بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهینه‌سازی عملکرد و افزایش توانایی سازمانی انجام می‌شود. در واقع سیستمسازی کسب‌و‌کار شامل معرفی ساختارهایی است که با اهداف و رویکردهای کسب‌و‌کار سازگاری داشته و بتوانند به بهبود ارتباطات داخلی و خارجی، شفافیت بیشتر در فرآیندها و افزایش بهره‌وری منابع سازمانی منجر شوند. سیستمسازی فرآیندی پویاست که می‌تواند خودش را با موقعیت و شرایط مختلف همراه کند و بقای بلندمدتی داشته باشد. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم، تمام فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌و‌کار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هرکسی بتواند مطابق آن‌ها کسب‌و‌کار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.
نکته جالب آن است که شما احتمالاً همین الان یک سیستم کسب‌و‌کار و کارمندانی دارید. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و… استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است. موضوع آن است که باید این سیستم را بهینه‌سازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشید.
مزیت‌های سیستمسازی در کسب‌و‌کار
سیستمسازی برای هر کسب‌و‌کار در حال رشدی قابل‌توجه است. سه مورد از دلایل اهمیت سیستمسازی کسب‌و‌کار را می‌توان چنین برشمرد؛ مورد اول نظم بخشیدن به کسب‌و‌کار و فرآیندهای آن است. سیستمسازی کسب‌و‌کار، نحوه انجام کارها را استاندارد می‌کند و شما و همکارانتان دیگر مجبور به صرف زمان برای تصمیم‌گیری در مورد نحوه انجام کارها یا به‌یادآوردن آن‌ها نخواهید بود. این مسئله نه‌تنها امکان خطا در انجام کارها را کاهش می‌دهد، بلکه یادآوری آن‌ها را نیز آسان می‌کند. علت دیگر اهمیت سیستمسازی این است که رویه‌های کاری را استاندارد می‌کند. بنابراین به راحتی می‌توانید آن‌ها را به نیروهای انسانی جدید آموزش دهید. این امر باعث تسهیل مدل‌سازی این رویه‌ها در مراحل اتوماسیون کسب‌و‌کار می‌شود. تسهیل تفویض کردن اختیارات به دیگران، یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستمسازی است. گسترش یک کسب‌و‌کار بدون تفویض اختیارات و وظایف به دیگران ممکن نیست. در بسیاری موارد، مدیران و کارآفرینان، از اینکه کارها و اختیارات را به دیگران تفویض کنند واهمه دارند و بیشتر کارها را خودشان انجام می‌دهند. این موضوع فرصت گسترش کسب‌و‌کار را از آن‌ها می‌گیرد. علت اصلی واهمه این مدیران از تفویض اختیارات این است که دیگران نتوانند آن را به درستی انجام دهند. وقتی بیشتر فعالیت‌های یک کسب‌و‌کار سیستمسازی می‌شود، امکان خطا به حداقل می‌رسد و هرکسی می‌تواند کارها را انجام دهد. وجود آموزش‌ها و راهنمایی برای یادگیری رویه‌های استانداردسازی شده در یک کسب‌و‌کار، باعث می‌شود مدیران بتوانند با اطمینان خاطر و به‌راحتی وظایف خود را به دیگران تفویض کنند. در این حالت، فردی که کار به او تفویض شده حتی اگر تازه‌کار باشد، می‌توانند با استفاده از راهنمای سیستم، آن را دقیقاً به شکلی که شما می‌خواهید انجام دهند. در نتیجه مدیران می‌توانند زمان خود را به‌طور مؤثرتری اولویت‌بندی کنند. این به آن‌ها امکان می‌دهد انرژی خود را بر روی کارهای درآمدزا متمرکز کنند که باعث افزایش کسب سود خواهد شد.
دلیل دیگر اهمیت سیستمسازی، ایجاد امکان رشد سریع و مقیاس‌پذیری است. یکی از اصلی‌ترین دلایل اهمیت سیستمسازی کسب‌و‌کار این است که به رشد سازمان منتهی می‌شود. در واقع استاندارد نبودن فرآیندها امکان افزایش خروجی تولید سازمان را محدود می‌کند؛ زیرا چنین سازمانی برای انجام هر فرآیند توسط افراد جدید نیازمند آزمون و خطا خواهد بود. وقتی تمام رویه‌ها و فرآیندها سیستمسازی شده باشند، شما می‌توانید به راحتی با افزایش نیروی انسانی، حجم خروجی تولید یا خدمات را افزایش دهید. به‌عنوان نمونه می‌توان به اولین خط مونتاژ اتومبیل اشاره کرد که توسط هنری فورد ابداع شد. استانداردسازی این فرآیند به خودروسازی فورد اجازه داد به سرعت مقیاس تولید خود را افزایش دهد.