نقش مدیریت عملکرد در مدیریت منابع انسانی
اصطلاح مدیریت عملکرد، توصیف‌کننده آن دسته از فعالیت‌های سیستم مدیریت منابع انسانی در محیط کار است که طراحی شده‌اند تا به منظور انجام کارها در راستای اهداف سازمانی، در کارکنان ایجاد انگیزه کنند. اغلب مواقع «مدیریت عملکرد» و «ارزیابی عملکرد» به جای یکدیگر استفاده می‌شوند. درحالی‌که مدیریت عملکرد مجموعه اقدامات گسترده‌تری است که ارزیابی عملکرد یکی از عناصر آن است. این مفهوم طیف وسیعی از فعالیت‌ها را دربر می‌گیرد؛ ازجمله تعیین اهداف عملکرد کارکنان، نظارت منظم بر عملکرد در برابر انتظارات، ارائه بازخورد مداوم به کارکنان، انجام ارزیابی‌های رسمی و دوره‌ای عملکرد، شناسایی افراد دارای عملکرد و قابلیت‌های بالا، پیوند دادن سیستم پاداش با نتایج ارزیابی و ایجاد فرصت‌های توسعه و رشد.
در گذشته ارزیابی عملکرد دغدغه اصلی سازمان‌ها بود و تأکید زیادی بر دقت در رتبه‌بندی‌ها وجود داشت. ارزیابی رویدادی است که طی آن عملکرد یک کارمند سنجیده و معمولاً بررسی در یک دوره مشخص انجام می‌شود. این امر مستلزم استفاده از روش‌های قابل اعتماد و معتبری برای ارزیابی (چه در سطح فردی و چه تیمی) است که منجر به رتبه‌بندی از طریق سیستم‌هایی مانند توزیع اجباری می‌شود. در فرایند به‌کارگیری مؤثر چنین سیستم‌های رتبه‌بندی و اجتناب از سوگیری در فرایند، نقش ارزیاب (که معمولاً سرپرست است) بسیار اهمیت دارد. برای مبارزه با این سوگیری احتمالی، ارزیابی عملکرد 360درجه معرفی شد که شامل نظر سرپرست به همراه نظر کارکنان هم‌رده، زیردستان، مشتریان و خود کارمند بود. با این حال، مدیریت عملکرد فراتر از فرایند ارزیابی است و شامل تعیین هدف و بازخورددهی مستمر به کارکنان نیز می‌شود. برای اینکه مدیریت عملکرد مؤثر باشد، باید اهداف فردی با اهداف سازمان هم‌سو باشد. نکته مهم این است که اگر کارکنان دید واضحی از این نداشته باشند که فعالیت‌های معمول آن‌ها چگونه در کل سازمان تأثیر می‌گذارد و نقش دارد، بعید است که مدیریت عملکرد اثر انگیزشی مورد نظر خود را بگذارد. به همین نحو، تمام شیوه‌هایی که سیستم مدیریت عملکرد را تشکیل می‌دهند برای اطمینان از مکمل بودن همدیگر باید با هم هم‌سو شوند. بنابراین، برای کنترل فرایند و اطمینان از هم‌سویی، کل سیستم مدیریت عملکرد اغلب از طریق سیستم‌های فناوری اطلاعات تحت مدیریت قرار می‌گیرد. این امر اغلب منجر به این می‌شود که یک سیستم مدیریت عملکرد استاندارد در سرتاسر یک سازمان اجرا شود و داده‌های عملکردی‌ای را تولید کند که می‌تواند بین واحدهای سازمانی به عنوان یک معیار استاندارد عمل کند.
نکته قابل‌توجه این است که شاید یک سیستم استاندارد مدیریت عملکرد، همیشه در هر محیط سازمانی به مؤثرترین حالت عمل نکند. سیستم‌های مدیریت عملکرد، نه‌تنها اهداف سازمانی، بلکه عوامل نهادی و فرهنگی را که بر انگیزه‌های یک فرد در عملکرد شایسته تأثیر می‌گذارند در نظر می‌گیرند. این عوامل در سازمان‌ها و در کشورهای مختلف متفاوت است. در مقایسه بین کشورها، به عنوان مثال در کشورهای کمتر توسعه‌یافته، درسازمان‌های عملکرد محور، مدیریت عملکرد هم برای کارکنان و هم برای مدیران، پدیده‌ای نسبتاً جدید است. بنابراین بعید است در این کشورها یک سیستم پیچیده ارزیابی‌های 360درجه با توزیع اجباری مؤثر باشد.
در نهایت، هدف مدیریت عملکرد این است که تأثیر مثبتی بر نگرش‌ها و رفتارهای کارکنان داشته باشد که به نوبه خود انتظار می‌رود این تأثیرگذاری مثبت، عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشد. بدین منظور، سیستم‌های کاری دارای کارایی بالا (HPWS) معرفی شده‌اند که مجموعه‌ای از شیوه‌های مدیریت منابع انسانی هستند که انتظار می‌رود نتایجی با عملکرد بالا داشته باشند. این سیستم‌ها را می‌توان شکل گسترش‌یافته سیستم‌های مدیریت عملکرد در نظر گرفت، زیرا طیفی از فعالیت‌های منابع انسانی ازجمله مدیریت عملکرد را دربرمی‌گیرند که تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارند. در ضمن، سیستم مدیریت عملکرد، چه بخشی از یک (HPWS) باشد و چه نباشد، نیازمند تعامل بین کارمندان و سرپرستان آن‌هاست. نحوه واکنش کارمند به فرایند مدیریت کیفیت، در تعیین نتایج مهم است. از این نظر، درکی که کارمندان در فرایند مدیریت عملکرد از انصاف پیدا می‌کنند، امری حیاتی است. اگر کارمندی فرایند یا نتایج مدیریت عملکرد را منصفانه بداند، به احتمال زیاد سطوح بالایی از مشارکت، تعهد، رضایت شغلی، و همچنین کاهش غیبت و جابه‌جایی را از خود نشان خواهد داد.
برگرفته از:
Elaine Fandale, Performance management, in: ELGAR ENCYCLOPEDIAS IN BUSINESS AND MANAGEMENT(2023)
در گذشته ارزیابی عملکرد دغدغه اصلی سازمان‌ها بود و تأکید زیادی بر دقت در رتبه‌بندی‌ها وجود داشت. ارزیابی رویدادی است که طی آن عملکرد یک کارمند سنجیده و معمولاً بررسی در یک دوره مشخص انجام می‌شود. این امر مستلزم استفاده از روش‌های قابل اعتماد و معتبری برای ارزیابی (چه در سطح فردی و چه تیمی) است که منجر به رتبه‌بندی از طریق سیستم‌هایی مانند توزیع اجباری می‌شود. در فرایند به‌کارگیری مؤثر چنین سیستم‌های رتبه‌بندی و اجتناب از سوگیری در فرایند، نقش ارزیاب (که معمولاً سرپرست است) بسیار اهمیت دارد. برای مبارزه با این سوگیری احتمالی، ارزیابی عملکرد 360درجه معرفی شد که شامل نظر سرپرست به همراه نظر کارکنان هم‌رده، زیردستان، مشتریان و خود کارمند بود. با این حال، مدیریت عملکرد فراتر از فرایند ارزیابی است و شامل تعیین هدف و بازخورددهی مستمر به کارکنان نیز می‌شود. برای اینکه مدیریت عملکرد مؤثر باشد، باید اهداف فردی با اهداف سازمان هم‌سو باشد. نکته مهم این است که اگر کارکنان دید واضحی از این نداشته باشند که فعالیت‌های معمول آن‌ها چگونه در کل سازمان تأثیر می‌گذارد و نقش دارد، بعید است که مدیریت عملکرد اثر انگیزشی مورد نظر خود را بگذارد. به همین نحو، تمام شیوه‌هایی که سیستم مدیریت عملکرد را تشکیل می‌دهند برای اطمینان از مکمل بودن همدیگر باید با هم هم‌سو شوند. بنابراین، برای کنترل فرایند و اطمینان از هم‌سویی، کل سیستم مدیریت عملکرد اغلب از طریق سیستم‌های فناوری اطلاعات تحت مدیریت قرار می‌گیرد. این امر اغلب منجر به این می‌شود که یک سیستم مدیریت عملکرد استاندارد در سرتاسر یک سازمان اجرا شود و داده‌های عملکردی‌ای را تولید کند که می‌تواند بین واحدهای سازمانی به عنوان یک معیار استاندارد عمل کند.
نکته قابل‌توجه این است که شاید یک سیستم استاندارد مدیریت عملکرد، همیشه در هر محیط سازمانی به مؤثرترین حالت عمل نکند. سیستم‌های مدیریت عملکرد، نه‌تنها اهداف سازمانی، بلکه عوامل نهادی و فرهنگی را که بر انگیزه‌های یک فرد در عملکرد شایسته تأثیر می‌گذارند در نظر می‌گیرند. این عوامل در سازمان‌ها و در کشورهای مختلف متفاوت است. در مقایسه بین کشورها، به عنوان مثال در کشورهای کمتر توسعه‌یافته، درسازمان‌های عملکرد محور، مدیریت عملکرد هم برای کارکنان و هم برای مدیران، پدیده‌ای نسبتاً جدید است. بنابراین بعید است در این کشورها یک سیستم پیچیده ارزیابی‌های 360درجه با توزیع اجباری مؤثر باشد.
در نهایت، هدف مدیریت عملکرد این است که تأثیر مثبتی بر نگرش‌ها و رفتارهای کارکنان داشته باشد که به نوبه خود انتظار می‌رود این تأثیرگذاری مثبت، عملکرد کلی سازمان را بهبود بخشد. بدین منظور، سیستم‌های کاری دارای کارایی بالا (HPWS) معرفی شده‌اند که مجموعه‌ای از شیوه‌های مدیریت منابع انسانی هستند که انتظار می‌رود نتایجی با عملکرد بالا داشته باشند. این سیستم‌ها را می‌توان شکل گسترش‌یافته سیستم‌های مدیریت عملکرد در نظر گرفت، زیرا طیفی از فعالیت‌های منابع انسانی ازجمله مدیریت عملکرد را دربرمی‌گیرند که تأثیر مثبتی بر عملکرد کارکنان دارند. در ضمن، سیستم مدیریت عملکرد، چه بخشی از یک (HPWS) باشد و چه نباشد، نیازمند تعامل بین کارمندان و سرپرستان آن‌هاست. نحوه واکنش کارمند به فرایند مدیریت کیفیت، در تعیین نتایج مهم است. از این نظر، درکی که کارمندان در فرایند مدیریت عملکرد از انصاف پیدا می‌کنند، امری حیاتی است. اگر کارمندی فرایند یا نتایج مدیریت عملکرد را منصفانه بداند، به احتمال زیاد سطوح بالایی از مشارکت، تعهد، رضایت شغلی، و همچنین کاهش غیبت و جابه‌جایی را از خود نشان خواهد داد.
برگرفته از:
Elaine Fandale, Performance management, in: ELGAR ENCYCLOPEDIAS IN BUSINESS AND MANAGEMENT(2023)