بررسی ابعاد و اهمیت فرهنگ شفاف‌سازی در محیط‌های کاری
شفافیت نیاز همیشگی سازمانی
پرتو جغتایی روزنامه نگار
تجربه نشان داده که برخورداری از یک فرهنگ شرکتی موفق و مؤثر، ارتباطی با قدمت یا بزرگی شرکت‌ها ندارد و استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های کوچک نیز می‌توانند فرهنگ‌های سازمانی بسیار موفقی را به جهانیان معرفی کنند که می‌تواند الگویی باشد برای تمام شرکت‌هایی که در جست‌وجوی یافتن معنا و ایده‌های سازنده از طریق تقویت فرهنگ سازمانی‌شان هستند. شفافیت سازمانی به‌تازگی بسیار مورد بحث و بررسی قرار گرفته است. نظرسنجی‌های حوزه کسب‌و‌کار نشان می‌دهد که ۵۰ درصد کارمندان معتقدند عدم شفافیت مانع فعالیت سازمان‌های‌شان می‌شود. با این حال، آگاهی از ارزش شفافیت سازمانی و ایجاد وظیفه‌شناسانه آن در فرهنگ شرکت، دو امر جداگانه‌اند. حال به عنوان مدیران، مجریان منابع انسانی و رهبران مشاغل، برای ایجاد ارتباط بیشتر و شفاف‌سازی در محل کار خود، چه اقداماتی می‌توانیم انجام دهیم؟ وقتی صحبت از بهبود سطح شفافیت سازمانی باشد، مدیریت عملکرد چه نقشی می‌تواند داشته باشد؟ شفافیت در سازمان مزیت‌های بسیاری برای کارمندان و مدیران به دنبال دارد، اما بسیاری از مدیران نمی‌دانند شفافیت دقیقاً چیست و چه اطلاعاتی را باید در اختیار کارمندان قرار دهند.
تعریفی بر شفافیت سازمانی
شفافیت سازمانی یعنی اطلاعات مختلف - چه بار مثبت داشته باشند، چه منفی و چه خنثی- را با کارمندان خود به اشتراک بگذارید. هر کسب‌و‌کاری داده‌های مختلف و منحصر‌به‌فردی دارد که برخی از آن‌ها محرمانه هستند و باید از رقبا دور بمانند و برخی دیگر عمومی هستند. اطلاعات محرمانه در سازمان به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شوند؛ برخی از آن‌ها به‌اندازه‌ای حیاتی هستند که حتی همه کارمندان هم از آن‌ها آگاهی ندارند و تنها در دسترس مدیران رده‌بالای سازمانی هستند، اما برخی دیگر باید در سطح سازمان محرمانه بمانند و به بیرون درز نکنند. به عنوان مثال قراردادهای سازمان با کارمندان و شرکای تجاری جزو اطلاعات محرمانه‌ای است که کارمندان در جریان جزئیات آن نیستند، اما استراتژی‌های بازاریابی تا پیش از اجرا، اطلاعات محرمانه‌ای هستند که در اختیار همه اعضای سازمان قرار دارند اما به بیرون درز پیدا نمی‌کنند.
نگاهی به بخش‌های مختلف
شفافیت سازمانی به‌طور کلی سه بخش دارد که آشکارسازی، وضوح و صحت اطلاعات این بخش‌ها را تشکیل می‌دهند. وضوح اطلاعات یعنی آنچه در اختیار کارمندان قرار می‌دهید، برای‌شان واضح و کاربردی باشد. مثلاً اطلاعات مربوط به استخدام بخش اداری برای بخش بازاریابی کاربردی ندارد و حتی اگر شفاف‌سازی کنید، بازهم برای‌شان واضح نمی‌شود. صحت اطلاعات یعنی واقعیت را با کارمندان به اشتراک بگذارید، نه ایده‌آل‌هایی که باید وجود داشته باشد. برخی مدیران با تصور اینکه رساندن اخبار و داده‌های منفی به کارمندان، روحیه آن‌ها را تضعیف می‌کند، این اطلاعات را از آن‌ها پنهان می‌کنند یا به جای آن اطلاعاتی غیرواقعی ارائه می‌دهند. این تصور اشتباه چالش‌های بسیاری برای سازمان ایجاد می‌کند، زیرا در نهایت کارمندان متوجه واقعیت می‌شوند و اعتمادشان را نسبت به کارفرما و سازمان از دست می‌دهند.
فواید شفافیت در سازمان‌ها
کارمندان در موفقیت یا شکست سازمان نقش کلیدی دارند، بنابراین باید در جریان آنچه در شرکت می‌گذرد و با آن‌ها مرتبط است، باشند. زمانی که اطلاعات در سازمان شفاف نیست، کارمندان همیشه احساس می‌کنند چیزی هست که از آن بی‌خبرند و این موضوع اعتمادشان را از بین می‌برد. از طرف دیگر شکاف عمیقی بین مدیر و کارمندان ایجاد می‌شود و روابط صمیمانه‌ای که باید در سازمان وجود داشته باشد، از بین می‌رود. این موضوع نشان می‌دهد اهمیت شفافیت سازمانی زیاد است و عدم وجود آن مشکلات مختلفی ایجاد می‌کند.
شفافیت سازمانی کلید اعتماد‌سازی در یک سازمان است. هرچه اطلاعات بیشتری را با کارمندان خود در میان بگذارید، آن‌ها بیشتر شما را باور خواهند داشت و بیشتر نشان می‌دهند که قابل‌اعتماد هستند. به تازگی، یک نظرسنجی نشان داده که ۸۷ درصد افراد ترجیح می‌دهند در سازمان‌های شفاف کار کنند. هرچه بیشتر در ارزش‌ها و فرهنگ شرکت خود شفاف‌سازی کنید، شهرت شفاف‌تری را خلق می‌کنید و این شما را به کارفرمایی مطلوب تبدیل می‌کند. اگر از خود می‌پرسید که چگونه می‌توان کارکنان را برای داشتن عملکرد بهتر ترغیب کرد، بهتر است شفاف‌سازی بیشتر را در سازمان‌تان در نظر بگیرید، زیرا شفافیت کارکنان را با انگیزه و رغبت آن‌ها را بیشتر می‌کند. در نظر داشته باشید که وقتی کارمندان در مورد شرکت خود بیشتر بدانند، معمولاً به امور اهمیت بیشتری می‌دهند و در شغل‌شان بیشتر مشارکت می‌کنند. مشاغل شفاف معمولاً از افزایش نوآوری و تصمیم‌گیری بهتر و سودآوری بیشتر بهره‌مند می‌شوند. به عنوان مثال، دوسوم مصرف‌کنندگان حاضرند هزینه بیشتری بپردازند، اگر این به معنای خرید از شرکتی با سیاست‌های شفاف باشد. نکته مهم دیگری که باید به آن توجه شود این است که ایجاد شفافیت یک فرایند دوطرفه است؛ اگر شما اطلاعات ضروری را با کارمندان‌تان به اشتراک بگذارید، آن‌ها هم ایده‌ها و اطلاعاتی که به دست می‌آورند را در اختیار شما قرار می‌دهند. افراد حرفه‌ای ترجیح می‌دهند در سازمان‌های شفاف فعالیت کنند که رضایت شغلی در آن‌ها بالاست و آزادی عمل برای‌شان فراهم می‌کند.
انتخاب روش مناسب
اولین مرحله شفافیت سازمانی این است که مشخص کنید چه اطلاعاتی را می‌توان افشا کرد و چه اطلاعاتی باید محرمانه باقی بماند. بعد از آن باید به دنبال روش‌هایی باشید که این اطلاعات را با کارمندان‌تان به اشتراک بگذارید. انتخاب روش‌های اشتباه برای شفاف‌سازی باعث ایجاد شایعه یا انتشار اطلاعات اغراق‌آمیز می‌شود. بنابراین انتخاب راه‌‌های شفاف‌سازی در سازمان، به اندازه وجود شفافیت سازمانی اهمیت دارد. در ادامه به بهترین روش‌هایی که برای این کار می‌توان استفاده کرد، اشاره می‌کنیم. هر سازمان روش منحصر‌به‌فردی برای اطلاع‌رسانی و شفاف‌سازی دارد. برخی سازمان‌ها از شبکه‌های اجتماعی و گروه‌های موجود در این پلتفرم‌ها برای اطلاع‌رسانی استفاده می‌کنند و برخی دیگر از نامه‌نگاری‌های اداری بهره می‌برند. زمانی که در سازمان شما سیستمی منسجم برای اطلاع‌رسانی وجود داشته باشد، دیگر شایعه‌ای پراکنده نمی‌شود و می‌توانید مطمئن باشید اطلاعات مهم برای همه کارمندان شفاف‌سازی شده است. اینکه اطلاعات را به یک نفر بدهید و از او بخواهید برای سایر همکاران هم توضیح دهد، روش مناسبی برای ایجاد شفافیت سازمانی نیست. البته اگر چاره‌ای جز این ندارید، می‌توانید مدیران هر بخش یا سرپرستان تیم‌های مختلف را توجیه کنید و از آن‌ها بخواهید با افراد زیردست‌شان
صحبت کنند.