اهمیت برنامه‌ریزی برای نیروی انسانی
برنامه‌ریزی نیروی کار، که گاهی اوقات برنامه‌ریزی منابع انسانی نیز نامیده می‌شود، مفهومی است که از اوایل دهه 2000 دوباره احیا شده و با شدت بیشتری مورد توجه قرار گرفته است. در دهه‌های پایانی قرن بیستم، اَشکال سنتی برنامه‌ریزی نیروی کار به‌دلیل سرعت فزاینده تغییرات، تا حد زیادی کنار گذاشته شد. بااین‌حال، چنین امری به بارآورنده نتایج نامطلوب قابل‌توجهی نیز برای بسیاری از سازمان‌ها بود و زمینه‌ساز کمبود جدی استعداد و مهارت شد. در حال حاضر برنامه‌ریزی نیروی کار به‌عنوان یکی از فرایندهای کلیدی و اصلی کسب‌وکار در نظر گرفته شده و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا با تأمین نیروی انسانی مناسب، زمینه‌های افزایش تناسب استراتژی‌های منابع انسانی با یکدیگر (هم‌راستایی درونی) و با استراتژی کسب‌وکار (هم‌راستایی بیرونی) را فراهم کنند.
به‌طورکلی و مطابق با راهنمای CIPD(2021)، برنامه‌ریزی نیروی انسانی را می‌توان به‌عنوان فرایند متعادل‌سازی و توازن‌بخشی عرضه نیروی کار (از حیث مهارت‌ها) در برابر تقاضای نیروی کار (از حیث تعداد نیروی مورد نیاز) توصیف کرد. برنامه‌ریزی نیروی کار درواقع تأمین تعداد مناسب از افراد با مهارت‌های مناسب در مکان مناسب و در زمان مناسب برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمانی محسوب می‌شود.
اساساً برنامه‌ریزی نیروی کار دو دسته را شامل می‌شود: استراتژیک و عملیاتی. برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار بر تأمین قابلیت‌های استراتژیک نیروی کار برای تحقق اهداف آینده متمرکز بوده و ممکن است مرتبط با مواردی از قبیل تأمین نیروی انسانی با ظرفیت‌های نوآورانه مشخص یا تأمین نیروی انسانی دارای قابلیت برنامه‌ریزی در زمینه سناریوهای مختلف برای حداقل‌سازی ریسک باشد. در مقابل، برنامه‌ریزی عملیاتی نیروی کار، بر یک چهارچوب زمانی بسیار کوتاه‌تر متمرکز بوده و به حصول اطمینان از وجود تعداد مناسبی نیروی انسانی در جهت پاسخگویی به الزامات سازمانی عملیاتی در آینده قابل پیش‌بینی توجه دارد. ذکر این نکته بسیار حائز اهمیت است که فارغ از محدوده زمانی کوتاه یا بلندمدت، برنامه‌ریزی نیروی انسانی، اولاً مرتبط با درک عمیق تاریخچه و زمینه فعالیت سازمان، محیط فعالیت سازمان و عوامل و متغیرهای تأثیرگذار بر نوع نیروی انسانی موردنیاز در آینده است. ثانیاً مرتبط با درک شکاف بین مهارت‌ها و قابلیت‌های نیروی کار فعلی و آنچه احتمالاً در آینده مورد نیاز است و ثالثاً مرتبط با نحوه اقدام از طریق روش‌هایی همچون تأمین نیرو، توسعه نیرو یا برنامه‌ریزی جانشین‌پروری برای رفع این شکاف‌هاست. بنابراین می‌توان این‌گونه عنوان کرد که موفقیت برنامه‌ریزی نیروی انسانی، بیش از هر عاملی وابسته به کیفیت داده‌هایی است که به‌صورت مقدماتی، برای اهداف برنامه‌ریزی نیروی کار، گردآوری، تولید و تجزیه و تحلیل می‌شوند. این داده‌ها ممکن است از طیف سخت و مشتمل بر سنجه‌های پیش‌بینی‌کننده تعداد نیرو و نوع مهارت‌های مورد نیاز یا از طیف نرم و مشتمل بر داده‌های کیفی برای درک زمینه و ریسک و ایجاد چهارچوب تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی داده‌ها باشد. در واقع، برنامه‌ریزی نیروی انسانی بایستی مدیران و دست‌اندرکاران سازمان را قادر سازد تا طیفی از گزینه‌ها و شرایط متعدد را برای آینده ارزیابی کنند. همچنین در صورتی که حتی موفق به تأمین مهارت‌ها و قابلیت‌های نیروی انسانی موردنیاز برای پاسخگویی به الزامات و نیازهای راهبردی نشوند، در اثر فرایند برنامه‌ریزی نیروی کار، نسبت به ریسک‌های کسب‌وکار خود، به بینش و درک مناسبی دست یابند.
برنامه‌ریزی نیروی انسانی با بسیاری از فرایندها (کارکردهای) مدیریت منابع انسانی همچون مدیریت استعداد، مدیریت مسیر شغلی، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، استراتژی‌های حفظ و نگهداشت، پیش‌بینی عرضه و تقاضای نیرو و برنامه‌ریزی سناریو، دارای ارتباط و سازگاری تنگاتنگ است. از بین این فرایندها، مدیریت استعداد به‌طور ویژه با برنامه‌ریزی نیروی انسانی سازگار و مرتبط بوده و زمینه‌ساز انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی است. چراکه با اجرای فرایند مدیریت استعداد و در آخر تشکیل خزانه استعداد مشاغل سازمان از طریق روش‌های علمی متنوع، توانایی سازمان برای تأمین نیرو با چندین سناریو، به طرز چشمگیری افزایش خواهد یافت. در نهایت لازم است سازمان‌ها به چند نکته مهم در طراحی برنامه منابع انسانی توجه کنند. نکته اول اینکه، برنامه بایستی از استراتژی کسب‌وکار به‌عنوان یکی از منابع اولیه اطلاعات برای برنامه‌ریزی، نشأت گرفته باشد. نکته دوم اینکه، باید توجه داشت برنامه‌ریزی، پایه‌ای‌ترین فرایند مدیریت منابع انسانی بوده و دارای پیامدهایی در سایر فرایندهای مدیریت منابع انسانی همچون جذب و استخدام، توسعه و طراحی شغل خواهد بود. و سوم اینکه باید دقت کرد که این برنامه، برنامه‌ای با سطح و مقیاس سازمانی بوده و برای موفقیت به همکاری و داده‌ها و اطلاعات ورودی از طیف متعددی از ذی‌نفعان تمامی بخش‌های سازمان‌ها وابسته است.
منابع
Angela Baron, Workforce planning, in: ELGAR ENCYCLOPEDIAS IN BUSINESS AND MANAGEMENT(2023)
به‌طورکلی و مطابق با راهنمای CIPD(2021)، برنامه‌ریزی نیروی انسانی را می‌توان به‌عنوان فرایند متعادل‌سازی و توازن‌بخشی عرضه نیروی کار (از حیث مهارت‌ها) در برابر تقاضای نیروی کار (از حیث تعداد نیروی مورد نیاز) توصیف کرد. برنامه‌ریزی نیروی کار درواقع تأمین تعداد مناسب از افراد با مهارت‌های مناسب در مکان مناسب و در زمان مناسب برای رسیدن به اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمانی محسوب می‌شود.
اساساً برنامه‌ریزی نیروی کار دو دسته را شامل می‌شود: استراتژیک و عملیاتی. برنامه‌ریزی استراتژیک نیروی کار بر تأمین قابلیت‌های استراتژیک نیروی کار برای تحقق اهداف آینده متمرکز بوده و ممکن است مرتبط با مواردی از قبیل تأمین نیروی انسانی با ظرفیت‌های نوآورانه مشخص یا تأمین نیروی انسانی دارای قابلیت برنامه‌ریزی در زمینه سناریوهای مختلف برای حداقل‌سازی ریسک باشد. در مقابل، برنامه‌ریزی عملیاتی نیروی کار، بر یک چهارچوب زمانی بسیار کوتاه‌تر متمرکز بوده و به حصول اطمینان از وجود تعداد مناسبی نیروی انسانی در جهت پاسخگویی به الزامات سازمانی عملیاتی در آینده قابل پیش‌بینی توجه دارد. ذکر این نکته بسیار حائز اهمیت است که فارغ از محدوده زمانی کوتاه یا بلندمدت، برنامه‌ریزی نیروی انسانی، اولاً مرتبط با درک عمیق تاریخچه و زمینه فعالیت سازمان، محیط فعالیت سازمان و عوامل و متغیرهای تأثیرگذار بر نوع نیروی انسانی موردنیاز در آینده است. ثانیاً مرتبط با درک شکاف بین مهارت‌ها و قابلیت‌های نیروی کار فعلی و آنچه احتمالاً در آینده مورد نیاز است و ثالثاً مرتبط با نحوه اقدام از طریق روش‌هایی همچون تأمین نیرو، توسعه نیرو یا برنامه‌ریزی جانشین‌پروری برای رفع این شکاف‌هاست. بنابراین می‌توان این‌گونه عنوان کرد که موفقیت برنامه‌ریزی نیروی انسانی، بیش از هر عاملی وابسته به کیفیت داده‌هایی است که به‌صورت مقدماتی، برای اهداف برنامه‌ریزی نیروی کار، گردآوری، تولید و تجزیه و تحلیل می‌شوند. این داده‌ها ممکن است از طیف سخت و مشتمل بر سنجه‌های پیش‌بینی‌کننده تعداد نیرو و نوع مهارت‌های مورد نیاز یا از طیف نرم و مشتمل بر داده‌های کیفی برای درک زمینه و ریسک و ایجاد چهارچوب تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی داده‌ها باشد. در واقع، برنامه‌ریزی نیروی انسانی بایستی مدیران و دست‌اندرکاران سازمان را قادر سازد تا طیفی از گزینه‌ها و شرایط متعدد را برای آینده ارزیابی کنند. همچنین در صورتی که حتی موفق به تأمین مهارت‌ها و قابلیت‌های نیروی انسانی موردنیاز برای پاسخگویی به الزامات و نیازهای راهبردی نشوند، در اثر فرایند برنامه‌ریزی نیروی کار، نسبت به ریسک‌های کسب‌وکار خود، به بینش و درک مناسبی دست یابند.
برنامه‌ریزی نیروی انسانی با بسیاری از فرایندها (کارکردهای) مدیریت منابع انسانی همچون مدیریت استعداد، مدیریت مسیر شغلی، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری، استراتژی‌های حفظ و نگهداشت، پیش‌بینی عرضه و تقاضای نیرو و برنامه‌ریزی سناریو، دارای ارتباط و سازگاری تنگاتنگ است. از بین این فرایندها، مدیریت استعداد به‌طور ویژه با برنامه‌ریزی نیروی انسانی سازگار و مرتبط بوده و زمینه‌ساز انعطاف‌پذیری در برنامه‌ریزی است. چراکه با اجرای فرایند مدیریت استعداد و در آخر تشکیل خزانه استعداد مشاغل سازمان از طریق روش‌های علمی متنوع، توانایی سازمان برای تأمین نیرو با چندین سناریو، به طرز چشمگیری افزایش خواهد یافت. در نهایت لازم است سازمان‌ها به چند نکته مهم در طراحی برنامه منابع انسانی توجه کنند. نکته اول اینکه، برنامه بایستی از استراتژی کسب‌وکار به‌عنوان یکی از منابع اولیه اطلاعات برای برنامه‌ریزی، نشأت گرفته باشد. نکته دوم اینکه، باید توجه داشت برنامه‌ریزی، پایه‌ای‌ترین فرایند مدیریت منابع انسانی بوده و دارای پیامدهایی در سایر فرایندهای مدیریت منابع انسانی همچون جذب و استخدام، توسعه و طراحی شغل خواهد بود. و سوم اینکه باید دقت کرد که این برنامه، برنامه‌ای با سطح و مقیاس سازمانی بوده و برای موفقیت به همکاری و داده‌ها و اطلاعات ورودی از طیف متعددی از ذی‌نفعان تمامی بخش‌های سازمان‌ها وابسته است.
منابع
Angela Baron, Workforce planning, in: ELGAR ENCYCLOPEDIAS IN BUSINESS AND MANAGEMENT(2023)